Gestire le assenze dei dipendenti: una vera sfida per chi lavora sul campo.
Gestire il personale operativo è complicato e le assenze impreviste sono un grosso problema. Per i manager è subito una corsa contro il tempo.
Questo stress ha un costo: per mancanza di tempo, il manager si affida al suo intuito e spesso chiama sempre le stesse persone o non trova nessuno, creando ulteriore pressione sul resto del personale. Il risultato: il morale dei dipendenti e il rapporto manager/dipendente ne risentono, oppure il turno semplicemente non viene coperto e la qualità del servizio può risentirne.
Di fronte a questa realtà, la scelta della soluzione HR è fondamentale. Per capire bene quale soluzione scegliere, abbiamo analizzato i diversi metodi di sostituzione proposti dai principali attori del settore.
L'approccio tradizionale: l'assenza di una soluzione dedicata
Alcuni software di pianificazione dei turni del personale si concentrano solo sulla creazione iniziale del piano, lasciando le sostituzioni ai processi manuali e non offrono alcun supporto per la gestione degli imprevisti quotidiani. Attori come Combo, ad esempio, potrebbero non offrire alcuna funzionalità per gestire le sostituzioni in caso di assenze impreviste. In questo caso, i manager si ritrovano al punto di partenza: telefonate a ripetizione, consultazione di Excel...
Per le aziende che gestiscono un numero elevato di dipendenti, questa mancanza di funzionalità dedicate trasforma ogni assenza in un vero rompicapo e c'è una grande probabilità che l'assenza non venga sostituita.
Factorial: l'approccio automatizzato
Di fronte alla complessità della gestione delle assenze, soluzioni come Factorial offrono un approccio completamente automatizzato.
Lo strumento si occupa di assegnare automaticamente il turno a un dipendente disponibile sulla base di criteri limitati e spesso poco chiari. Questo metodo è, per sua natura, il più veloce e elimina immediatamente l'onere della ricerca. Semplifica notevolmente la sostituzione per il manager.
Tuttavia, non è possibile capire su quali criteri sia stata fatta la scelta e se il dipendente selezionato sia la scelta migliore in termini di conformità o di costo. Se il manager desidera modificare l'assegnazione automatica, si ritrova al punto di partenza, senza i mezzi necessari per prendere una decisione consapevole.
Questo approccio fa risparmiare tempo inizialmente, ma richiede una particolare attenzione da parte del manager per mantenere il controllo della sua pianificazione e una grande fiducia nelle scelte fatte dal software.
Shyfter: decentralizzazione della scelta
Altri software HR, come Shyfter, adottano un approccio più collaborativo. Il manager mette a disposizione il turno e i dipendenti disponibili si posizionano autonomamente su quella fascia oraria.
Questo metodo è efficace perché toglie al manager il peso della ricerca e responsabilizza il personale. Può ridurre lo stress legato alla gestione degli imprevisti.
Tuttavia, può creare maggiori rischi. Le priorità dei dipendenti non sono sempre quelle dell'azienda. Se la scelta viene fatta in base al principio “primo arrivato, primo servito”, questo può creare un senso di ingiustizia in alcuni dipendenti e toglie al manager la possibilità di controllare i costi e la conformità della pianificazione. Se il manager deve scegliere tra più candidati, non avrà le informazioni necessarie (conformità, ore di straordinario già accumulate, costo, ecc.) per prendere la decisione migliore. O sceglie in base all'intuito o all'abitudine, oppure deve prendersi il tempo di controllare la pianificazione e i contatori di ciascuno, allungando un processo che doveva essere veloce.
Skello: l'approccio proattivo e intelligente
Per rispondere al meglio a questa problematica, è meglio adottare un approccio diverso: quello dell'aiuto alla decisione basato sui fatti.
Skello non cerca di sostituire l'essere umano con un algoritmo oscuro, né di trasferire la responsabilità senza controllo. Skello suggerisce soluzioni e fornisce al manager tutte le informazioni necessarie per prendere la decisione migliore in pochi clic.
In che modo l'approccio Skello è più adatto alle esigenze dei team sul campo?
- Visibilità immediata (reagire rapidamente): Di fronte a un'assenza, non è più necessario cercare o fare una serie di telefonate. Il manager ha accesso immediato all'elenco dei dipendenti disponibili e qualificati per la posizione.Risultato: basta con le corse contro il tempo. Si reagisce rapidamente e si garantisce la continuità dell'attività senza ulteriore pressione.
- Decisione basata sui fatti (evitare l'intuizione): Skello permette al manager di vedere a colpo d'occhio l'impatto della sua scelta sulla pianificazione del sostituto, i suoi contatori di ore (ore complementari, ore straordinarie) e la conformità legale.Risultato: il manager mantiene il controllo sui costi, sulla conformità e garantisce l'equità per i suoi team, senza ricorrere sempre agli stessi dipendenti per abitudine.
- Trasparenza e controllo: Il manager si basa sulla sua esperienza e sulle sue esigenze per scegliere il miglior sostituto tra i suggerimenti. Lo strumento serve solo a risparmiargli compiti manuali e ripetitivi. Sa immediatamente chi chiamare per garantire la sostituzione.
Conclusione: quale software HR scegliere per ottimizzare le sostituzioni?
Scegliere il software di pianificazione giusto è fondamentale. La gestione delle sostituzioni è la prova del nove di qualsiasi soluzione GTA.
Se la semplicità è la tua parola d'ordine, chiediti se lo strumento ti dà i mezzi per mantenere il controllo. L'approccio di Skello dimostra che l'automazione deve essere al servizio dell'intelligenza umana, fornendo i dati chiave per trasformare un imprevisto in una decisione serena e perfettamente ottimizzata. Il vero successo del software HR sta nella sua capacità di rendere la gestione più equa, più veloce e più umana.
