Télécharger notre modèle Excel de saisie des heures
Voici notre modèle Excel simple et “sans prise de tête” pour la saisie des heures.
Il se compose :
- d’une page qui rassemble la liste de vos employés avec leur poste, leurs horaires contractuels et leur manager,
- d’une feuille de présence individuelle déjà prête pour chaque salarié, avec les horaires à renseigner,
- des totaux qui se calculent seuls, semaine après semaine et à la fin du mois.
Comment ça marche ?
Téléchargez le fichier, puis créez une copie dans votre propre espace Drive. Vous pourrez éditer et dupliquer ce fichier pour vos employés. Le fichier s’adapte facilement, que vous ayez 3 ou 15 salariés. Il suffit de remplir les fiches de chacun.
Il suffit ensuite de noter les heures normales et les éventuelles heures supplémentaires chaque jour (au format hh:mm). Le reste se fait tout seul : les additions, les comparaisons avec le contrat, et même les totaux mensuels. Vous voyez tout de suite si les heures prévues sont respectées.
Par exemple, si un de vos employés travaille 24h par semaine, il peut noter au fur et à mesure de sa présence ses horaires, en indiquant l’heure d’arrivée, de départ et les pauses éventuelles. Le tableau affiche le nombre total d’heures, pas besoin de recalculer à la main.
Qu’est-ce qu’une feuille de pointage ?
Une feuille de pointage sert à suivre le temps de travail des salariés à l’aide d’un document. Parfois nommée fiche de pointage ou tableau de pointage, elle permet de consigner ces données essentielles : horaires, pauses, heures travaillées et total en fin de journée.
C’est un support simple qui peut être très utile :
- Preuve légale : en cas de contrôle ou de litige, c’est un document sur lequel l’entreprise comme le salarié peuvent s’appuyer.
- Outil RH : il aide les managers à suivre les présences. Par exemple, si un salarié termine plus tôt une journée, la feuille en garde une trace.
- Base pour la paie : la feuille de pointage sert de référence pour calculer les salaires, heures supplémentaires et primes. Concrètement, elle évite des erreurs de paie frustrantes, comme une heure supplémentaire notée à la main sans avoir été transmise au service paie.
Une feuille de pointage sécurise les deux parties : elle protège l’entreprise tout en garantissant au salarié que ses heures sont correctement comptabilisées.
Les types de feuilles de pointage
Le pointage des heures de travail est-il obligatoire ?
En France, l’employeur a l’obligation de suivre le temps de travail de ses salariés. L’article L3171-2 du Code du travail le rappelle clairement : les heures effectuées doivent être enregistrées et conservées.
Cela veut dire qu’une entreprise doit pouvoir prouver, à tout moment, les heures travaillées et le temps de travail salarié.
Ces relevés de pointage contiennent des données sensibles qu’il faut conserver avec soin.
Les documents (fichier Excel de saisie du temps, feuilles papier ou système numérique) doivent être gardés pendant 5 ans.
Effectuer correctement le pointage évite des situations complexes. Par exemple :
- un salarié réclame ses heures supplémentaires six mois plus tard : la feuille de pointage permet de trancher objectivement,
- un inspecteur veut consulter les archives d’une année précise : l’entreprise peut montrer facilement qu’elle est en règle.
Lorsqu’un système de badgeuse ou un logiciel de pointage est utilisé, il faut également prendre en compte la CNIL. Les données enregistrées doivent rester limitées au suivi du temps de travail. Le salarié dispose d’un droit de regard sur ces informations.
Certaines conventions collectives précisent des règles supplémentaires. Dans l’hôtellerie ou le bâtiment, par exemple, les modalités de pointage et de conservation peuvent être encore plus strictes.
L’obligation de conservation
Le cadre légal définit une durée et des conditions d’accès aux documents relatifs au temps de travail (pointages, feuilles d’heures, relevés…). Cela sécurise autant l’entreprise que le salarié.
- Durée de conservation : au moins 5 ans.
- Accès : l’employeur doit pouvoir fournir les relevés en cas de demande de l’URSSAF ou de l’inspection du travail.
Comment créer une fiche de pointage efficace ?
Une fiche de pointage n’est pas complexe à réaliser. Il faut cependant respecter quelques règles pour qu’elle serve vraiment et qu’elle évite les litiges.
Les mentions obligatoires
Une fiche de pointage doit contenir a minima :
- l’identité du salarié,
- la date de la période concernée,
- les horaires d’arrivée et de départ,
- les pauses prises (déjeuner, pause café…),
- le total des heures effectuées,
- la signature du salarié et celle du responsable hiérarchique.
Ce calcul des heures permet à l’employeur d’assurer un suivi fiable et conforme au Code du travail.
Exemple concret : un salarié note qu’il est arrivé à 8h45, qu’il a pris une pause déjeuner de 12h30 à 13h30, et qu’il est reparti à 17h15.
Les erreurs fréquentes des feuilles de pointage
Soyez vigilant pour éviter ces erreurs souvent rencontrées en entreprise :
- Oublier les pauses : un salarié note son arrivée et son départ, mais oublie la coupure déjeuner. Résultat : une heure de trop dans le total.
- Arrondir les horaires : noter 9h au lieu de 8h53, ce qui finit par déformer la réalité du temps travaillé.
- Totaux mal calculés : une addition rapide, faite de tête, qui entraîne une incohérence sur la fiche.
Ces erreurs paraissent mineures sur une journée, mais multipliées par 20 salariés sur un mois, elles peuvent créer des écarts importants.
Nos conseils pratiques
Une fiche de pointage efficace, c’est une fiche simple, complète et vérifiée régulièrement. Voici 3 astuces à garder en tête pour conserver l’efficacité à long terme de ce document :
Astuce 1 : vérifiez les marges en cas d’impression
Certaines feuilles se retrouvent rognées à l’impression et deviennent difficiles à lire.
Astuce 2 : contrôlez le total chaque jour plutôt qu’à la fin du mois
Cela évite les rattrapages fastidieux.
Astuce 3 : simplifiez la présentation
Un tableau clair, avec assez d’espace pour écrire, est toujours plus fiable qu’un document trop chargé.
Les alternatives numériques au pointage des salariés
Pour alléger la “paperasse” et réduire les erreurs inévitables sur les feuilles remplies à la main, les entreprises optent de plus en plus pour des solutions numériques.
Chacune a ses avantages et ses limites. Le comparatif en un clin d’oeil :
1. Le tableau Excel
Une solution gratuite et rapide à mettre en place. Excel est très utilisé dans les entreprises. Cependant, la saisie manuelle dans le tableur peut être source d’erreur. La solution est peu adaptée aux grandes équipes et l’archivage des différents fichiers est compliqué à long terme et en cas de gros volumes de données.
2. L’application mobile de pointage
Pratique pour que chacun de vos collaborateur pointe depuis son téléphone.
Mais cela nécessite d’avoir un smartphone et une connexion, l’accès à un abonnement parfois payant, et pose des risques liés à la confidentialité (géolocalisation, etc.).
3. Le logiciel RH dédié
Un logiciel RH aide à centraliser la gestion des absences et du temps de travail.
Mais cela nécessite un budget plus élevé, et souvent une phase d’adaptation pour les équipes.
4. Skello
Les limites des solutions précédentes font de Skello une excellente alternative. Particulièrement, le badgeage numérique simple, les calculs automatisés et la conformité légale intégrée rendent le suivi des heures plus fiable et adaptable.
Combiner simplicité d’utilisation et conformité légale devient le choix évident. De plus, les solutions comme Skello ne se limitent pas à enregistrer les heures : elles intègrent aussi la gestion des plannings, l’export vers la paie, et un suivi clair pour les managers comme pour les salariés.
FAQ
Comment établir une fiche de pointage ?
Pour créer une fiche de pointage efficace, partez d’un tableau simple : une colonne pour la date, deux pour les heures d’arrivée et de départ, une case pour la pause, et une dernière pour le total. Ajoutez l’identité du salarié et un espace de signature.
Ce format suffit à garder une trace claire et exploitable. Pour un plus haut niveau de fiabilité, encouragez vos salariés à remplir la feuille chaque jour, plutôt qu’à la fin de la semaine.
Est-ce que la feuille de pointage est obligatoire ?
Le Code du travail impose à l’employeur de consigner les heures de travail et de conserver ces relevés pendant au moins 5 ans. Ce suivi peut être fait sur papier, Excel ou via un logiciel.
L’objectif est de pouvoir prouver, en cas de contrôle de l’URSSAF ou de litige, la durée réelle du travail effectué par chaque salarié.
Puis-je demander ma feuille de pointage ?
Un salarié a tout à fait le droit de demander à consulter ses feuilles de pointage. C’est même recommandé si un doute existe sur le calcul des heures supplémentaires ou sur un problème de paie.
L’entreprise doit donc être en mesure de fournir ces documents, qui appartiennent autant au salarié qu’à l’employeur. En pratique, il suffit de demander à son manager ou au service RH.
Quelle est la différence entre un tableau de pointage et une badgeuse ?
Le tableau de pointage repose sur une saisie manuelle : le salarié note ses horaires sur papier ou Excel.
La badgeuse, elle, enregistre automatiquement les entrées et sorties grâce à une carte ou un système numérique.
En bref : le tableau est plus souple et économique, mais aussi plus exposé aux erreurs. La badgeuse limite les oublis et fiabilise les données, mais elle demande un investissement matériel.
Quelles sont les erreurs fréquentes sur une feuille de pointage ?
Les erreurs les plus courantes en entreprise sont :
- oublier des informations importantes,
- oublier de noter la pause déjeuner,
- arrondir les horaires (par exemple écrire 9h au lieu de 8h53),
- mal additionner les heures,
- mal mettre en page la fiche de pointage : colonnes trop serrées, marges rognées à l’impression…
Ces détails peuvent sembler mineurs, mais ils compliquent vite le travail de vérification en fin de mois.
Conclusion : un outil simple mais indispensable
La feuille de pointage est un outil indispensable pour assurer le suivi des heures travaillées et la gestion du temps de travail en entreprise.
Quel que soit son format, papier, Excel, logiciel spécialisé, elle répond à une obligation légale et protège l’employeur et les salariés.
Simple à mettre en place, elle constitue également une base fiable pour la paie. Mais au quotidien, son suivi manuel peut vite devenir contraignant, surtout quand l’équipe s’agrandit ou que les horaires varient souvent.
Une solution numérique spécialisée comme Skello apporte un vrai confort et une plus grande fiabilité : automatisation des calculs, centralisation des données, conformité légale et export direct vers la paie. Vous gagnez du temps, vous réduisez les erreurs et vos équipes bénéficient d’un suivi clair et transparent.
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