Saviez-vous que les erreurs liées aux congés payés et aux arrêts maladie sont la 2ᵉ cause d'erreurs en paie ? (source : EY). Mauvais calcul de solde, absence oubliée, demande mal traitée… Ces imprécisions sont fréquentes et coûteuses. Pour les éviter, des outils existent pour gérer les congés de façon fiable et centralisée. Et certains sont même entièrement gratuits. Un atout pour les TPE, PME ou structures en croissance, en quête d’une alternative sérieuse aux fichiers Excel et à la saisie manuelle. Découvrez notre sélection des 7 meilleurs logiciels gratuits de gestion des congés payés en 2025.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des congés ?
Excel peut dépanner, mais il atteint vite ses limites. Dès que l’équipe grandit ou que les plannings deviennent plus complexes, les erreurs se multiplient : doublons, formules cassées, manque de visibilité… Autant de sources de stress pour les managers comme pour les RH.
Un logiciel de gestion des congés permet d’automatiser les tâches, d’éviter les erreurs de calcul, et de gagner un temps précieux au quotidien. C’est aussi un moyen simple de fluidifier les échanges entre collaborateurs et managers, tout en restant conforme aux règles en vigueur.
Voici quelques avantages concrets à passer à un outil dédié :
- Suivi des soldes en temps réel pour chaque salarié
- Validation des demandes en un clic avec notifications automatiques
- Visualisation claire des absences sur le planning d’équipe
- Centralisation des données RH et export vers la paie
Accessibilité mobile, pour les équipes sur le terrain ou multisites
Même une version gratuite peut couvrir ces besoins de base, à condition de choisir un outil adapté à votre structure.
Comparaison des 7 meilleurs logiciels gratuits de gestion des absences
Toutes les solutions disponibles sur le marché ne se valent pas. Certaines sont pensées pour les TPE, d’autres pour les équipes multisites ou les structures plus complexes. Voici un comparatif clair et synthétique des 7 meilleurs logiciels gratuits pour gérer vos congés en 2025.
Skello : La solution tout-en-un pour gérer les congés des équipes terrain
Skello est un logiciel RH conçu pour simplifier la gestion des plannings, des absences et des congés payés. Adapté aux secteurs avec des plannings complexes (restauration, commerce, santé, BTP…), il centralise toutes les données RH et facilite le quotidien des managers et des équipes.
Avantages et fonctionnalités clés
- Suivi en temps réel des congés, RTT et absences.
- Application mobile employé pour poser ses congés.
- Validation des demandes en un clic.
- Mise à jour automatique des compteurs.
- Intégration paie (PayFit, Sage, ADP…).
- Compatible avec toutes les conventions collectives.
Inconvénients et limitations
- Essai gratuit limité à 14 jours.
- Nécessite un paramétrage initial.
Ils utilisent Skello
Intermarché, Pharmavie, Thierry Marx, Clarance Hotel, Krys Group, Body Minute…
Tarification
- Essai gratuit 14 jours.
- À partir de 71 €/mois selon l’offre choisie.
Ce que pensent les utilisateurs de Skello
« Skello est une application très utile pour gérer les emplois du temps congés etc. C’est une application intuitive, qui permet de facilement poser des vacances ou des indisponibilités sur nos emplois du temps et de rester au courant de certaines choses qui se passent dans la journée grâce aux notes. Le système de couleur permet une meilleure visibilité. » (Source : Trustpilot)
Jibble : La gestion des congés et du temps gratuite et flexible
Jibble est un outil de suivi du temps et des congés 100 % gratuit, conçu pour les TPE/PME et équipes terrain. Il allie pointage, suivi des absences et gestion des congés dans une même plateforme intuitive.
Avantages et fonctionnalités clés
- Suivi des congés payés, arrêt maladie, absences et soldes en temps réel.
- Demandes et validation en quelques clics.
- Pointage par reconnaissance faciale, GPS et kiosque.
- Rapports détaillés exportables pour la paie.
- Version mobile/web, synchronisation offline.
Inconvénients et limitations
- Personnalisation limitée pour les politiques complexes.
- Quelques erreurs rapportées sur l’app mobile.
Ils utilisent Jibble
Tesla, Pizza Hut, Harvard University…
Tarification
- Gratuit et illimité pour toutes les fonctionnalités de base.
- Plans payants à partir de 2 $ / utilisateur / mois.
Ce que pensent les utilisateurs de Jibble
« Ce qui m'a le plus plu dans Jibble, c'est sa facilité d'utilisation et sa précision dans le suivi du temps. L'interface est intuitive, ce qui permet à toute l'équipe de l'adopter rapidement. » (Source : Capterra)
Jorani : Le logiciel open source pour gérer les congés en toute autonomie
Jorani est un logiciel open source de gestion des congés, simple et gratuit. Il s’installe sur votre propre serveur et convient aux structures qui recherchent une solution personnalisable sans frais de licence.
Avantages et fonctionnalités clés
- Suivi des congés payés, RTT, arrêts maladie…
- Système de validation à plusieurs niveaux.
- Interface web simple pour poser et approuver les absences.
- Export des congés validés pour la paie.
- Personnalisable (langue, règles internes, types d’absences).
- Hébergement en local = pleine maîtrise des données.
Inconvénients et limitations
- Nécessite des compétences techniques pour l’installation.
- Pas d’app mobile ni de support officiel.
- Design un peu daté comparé aux solutions SaaS.
Ils utilisent Jorani
Collectivités, ONG et structures publiques..
Tarification
- Entièrement gratuit. Aucun coût de licence.
- Code source disponible sur GitHub.
Ce que pensent les utilisateurs de Jorani
Excel : L’alternative gratuite pour démarrer simplement
Excel reste la solution la plus accessible avec Google Sheets pour gérer les congés en petite équipe. Facile à personnaliser, elle permet de créer un tableau de suivi des absences sans coût supplémentaire.
Avantages et fonctionnalités clés
- Modèles prêts à l’emploi pour suivre les congés et soldes.
- Calculs automatisés avec formules personnalisables.
- Accessible à tous, sans formation spécifique.
Possibilité de partager le fichier avec l’équipe. - Inclus dans Microsoft 365 (ou 100 % gratuit avec Google Sheet).
Inconvénients et limitations
- Aucune alerte automatique ni système de validation.
- Risque élevé d’erreurs de saisie ou de version.
- Pas de compatibilité avec les logiciels de paie.
- Non conforme aux exigences RGPD et droit du travail.
Ils utilisent Excel
Pas de références diffusées sur le site.
Tarification
- Inclus dans Microsoft 365 (à partir de 69 €/an en usage personnel).
Ce que pensent les utilisateurs d’Excel
« J'adore les possibilités de personnalisation qu'offre Microsoft Excel ! Qu'il s'agisse de planifier les congés ou de gérer des employés, Excel est mon logiciel de prédilection. » (Source : Capterra)
Manatime : Une solution simple pour gérer les congés en PME
Manatime est un logiciel français de gestion des congés et des absences, pensé pour les petites et moyennes entreprises. Il facilite le suivi des demandes tout en offrant une vue centralisée du calendrier des absences.
Avantages et fonctionnalités clés
- Portail employé pour poser ses congés en ligne.
- Calendrier partagé pour visualiser les absences de l’équipe.
- Système de validation en un clic par les managers.
- Solde mis à jour automatiquement.
- Export des congés validés vers la paie.
Inconvénients et limitations
- Interface un peu datée comparée à d’autres solutions du marché.
- Peu d’intégrations avec les outils RH ou SIRH.
- Fonctionnalités avancées limitées dans la version gratuite.
Ils utilisent Manatime
Utilisé par de nombreuses PME françaises dans les secteurs du service, du digital et de la tech.
Tarification
- Gratuit jusqu’à 5 utilisateurs.
- Plans payants à partir de 1 € / mois / utilisateur.
Ce que pensent les utilisateurs de Manatime
« Manatime nous fait gagner un temps précieux dans la gestion des congés et absences. L’interface est claire, les équipes l’utilisent facilement, et le support est réactif. » (Source : Trustpilot)
JourOff : Une application gratuite pour suivre les congés en petite équipe
JourOff est un outil en ligne 100 % gratuit qui permet de planifier et suivre les congés au sein d’une équipe. Idéal pour les petites structures, il propose une interface simple et un calendrier collaboratif.
Avantages et fonctionnalités clés
- Demande de congés en ligne via un espace personnel.
- Calendrier partagé pour visualiser toutes les absences.
- Notification automatique lors d’une demande ou d’une validation.
- Gestion des jours ouvrés/ouvrables et des jours fériés.
- Aucune installation requise, accessible via navigateur.
Inconvénients et limitations
- Fonctionnalités limitées pour les structures de plus de 10 salariés.
- Pas d’intégration paie ou SIRH.
- Pas d’application mobile.
Ils utilisent JourOff
Les Trois Chênes, Fédération Française de Boxe, Transdev…
Tarification
- Version gratuite jusqu’à 10 utilisateurs pour les congés.
- Abonnement payant à partir de 3€ / employé / mois.
Ce que pensent les utilisateurs de JourOff
« Nous l'utilisons depuis 2018 est en sommes pleinement satisfait. Ça évite au collègue d'avoir à attendre la signature de leur demande de congé papier, tout est dématérialisé. » (Source : Trustpilot)
Bitrix24 : Un outil collaboratif avec gestion des congés intégrée
Bitrix24 est une plateforme tout-en-un pour la gestion d’entreprise. Elle intègre un module de gestion des congés gratuit, en plus de ses outils de communication, CRM, RH et tâches. Idéal pour les équipes en télétravail ou multisites.
Avantages et fonctionnalités clés
- Demande de congés en ligne avec circuit de validation.
- Suivi des soldes d’absences directement dans le profil salarié.
- Intégration avec les tâches, le calendrier et le planning d’équipe.
- Accessible via application mobile et interface web.
- Module RH inclus dans la version gratuite.
Inconvénients et limitations
- Interface dense et peu intuitive pour une simple gestion RH.
- Courbe d’apprentissage plus longue.
- Support principalement en anglais pour les versions gratuites.
Ils utilisent Bitrix24
Pas de références diffusées sur le site.
Tarification
- Essai gratuit de 15 jours.
- Plans payants à partir de 49 € / mois (fonctionnalités étendues).
Ce que pensent les utilisateurs de Bitrix24
« J'aime utiliser Betrix24 pour obtenir les données des employés. Je n'ai pas besoin d'enregistrer les contacts de tout le monde, il suffit de synchroniser les contacts. Toutes les informations sont réunies en un seul endroit, ce qui est très utile. » (Source : Capterra)
Quel logiciel de suivi des temps pour votre situation ?
Le choix d’un outil dépend de votre secteur, de votre taille d’équipe et de vos contraintes opérationnelles. Voici nos recommandations par type de structure.
Pour les TPE
Les très petites entreprises ont besoin d’outils simples et accessibles. Des solutions comme JourOff ou Jibble conviennent très bien pour débuter. Elles permettent de poser des congés, suivre les soldes et valider les demandes sans se perdre dans la complexité d’un outil RH complet.
Mais quand l’organisation commence à se structurer, il devient utile de s’équiper d’un logiciel plus robuste. Skello, par exemple, est particulièrement adapté à la gestion des congés en TPE, notamment grâce à son interface intuitive, ses automatisations et sa version mobile.
Il est déjà utilisé dans de nombreuses petites entreprises qui veulent gagner du temps sans alourdir leur gestion.
Pour les PME
Des outils comme Manatime ou Bitrix24 peuvent suffire pour gérer les congés dans une PME avec une seule équipe ou un seul site. Ils permettent un suivi simple, mais leurs limites apparaissent vite dès qu’il faut croiser plusieurs plannings ou sites.
Dans ce cas, Skello apporte une vraie valeur ajoutée : vision multi-établissements, synchronisation avec la paie, tableaux de bord RH… Il permet aussi de suivre l’absentéisme et d’anticiper les besoins en personnel. C’est une solution déjà adoptée par de nombreuses PME et structures en croissance.
Pour l’hôtellerie
Dans l’hôtellerie et la restauration, les outils comme Jibble ou un bon fichier Excel peuvent convenir à condition que l’équipe reste petite et stable. Mais dès qu’il faut jongler avec les extras, les rotations et les périodes de forte activité, un tableur devient vite insuffisant.
Skello se distingue par sa capacité à gérer les plannings complexes et les absences en toute fluidité, tout en intégrant les spécificités de la convention HCR. L’application employé permet aussi à chaque collaborateur de consulter son solde ou de poser ses congés en quelques clics.
Pour le BTP
Dans le secteur de la construction, les besoins sont très spécifiques : gestion par chantier, collaborateurs en mobilité, suivi des heures en conditions réelles… Des solutions comme Excel ou Jorani peuvent suffire pour un suivi basique, mais elles nécessitent beaucoup de traitement manuel.
Skello s’adapte parfaitement aux réalités du terrain : badgeuse mobile, centralisation des absences et des heures, visualisation instantanée des plannings par équipe ou par chantier… Il offre un vrai gain de temps tout en assurant la conformité réglementaire.
Pour la grande distribution
La grande distribution nécessite une gestion fine des absences, souvent liée à la planification des équipes en rayon ou en caisse. Bitrix24 ou Manatime peuvent faire le job dans les plus petites structures, mais ils manquent de profondeur pour suivre l’activité au jour le jour.
Skello permet de planifier, valider et suivre les absences de manière totalement intégrée, avec une alerte en cas de sous-effectif, une synchronisation avec la paie et une vision consolidée multisites. C’est un outil déjà utilisé par des enseignes comme Carrefour Proximité ou Intermarché.
Quelles sont les solutions alternatives aux logiciels gratuits ?
Les outils gratuits sont souvent un bon point de départ pour suivre les congés : Excel, Google Sheets, logiciels open source ou certaines versions freemium permettent de poser les bases. Mais dès que l’organisation se structure, ces solutions montrent vite leurs limites.
Voici ce qu’ils ne permettent pas de faire, contrairement à un logiciel comme Skello :
- Automatiser les compteurs de congés et RTT selon les règles internes ou conventionnelles
- Visualiser les absences dans le planning en temps réel
- Alerter automatiquement en cas de sous-effectif ou chevauchement
- Connecter la gestion des congés à la paie, au planning ou au SIRH
- Offrir un espace personnel aux employés pour poser leurs congés depuis mobile
- Suivre l’absentéisme et piloter les coûts RH via des tableaux de bord
Votre planning des congés pour organiser vos équipes
Vous n’êtes pas encore prêt à franchir le pas vers une solution payante ? Commencez avec notre modèle de planning de congés sur Excel prêt à l’emploi.
Quelles sont les limites des solutions gratuites de gestion des congés ?
Fonctionnalités limitées : Les versions gratuites offrent rarement plus que la gestion des absences de base. Peu ou pas de paramétrage des règles, pas de suivi multi-sites, pas de compatibilité avec la paie.
Pas d’intégration avec vos outils RH : Impossible de connecter votre planning, SIRH ou logiciel de paie. Résultat : vous multipliez les saisies manuelles, avec un risque d’erreur élevé.
Sécurité et conformité incertaines : Les données ne sont pas toujours sécurisées ni hébergées dans le respect du RGPD. Les exports sont souvent manuels et peu traçables en cas de contrôle.
Aucune assistance ou accompagnement : En cas de bug ou de besoin d’évolution, vous êtes seul. Aucun support client, ni mise à jour automatique.
Coût caché à long terme : Ce qui paraît économique au départ devient vite chronophage et risqué. Le coût humain et administratif finit par dépasser le prix d’un logiciel fiable.
…
Sur Skello, le compteur de congés est conçu pour automatiser les calculs, limiter les erreurs et offrir une visibilité en temps réel aux équipes comme aux managers. Il s’adapte à tous les types de contrat et à toutes les conventions collectives.
Voici un comparatif avec les solutions gratuites du marché :
FAQ
Quel est le meilleur logiciel gratuit pour gérer les congés payés ?
Tout dépend de votre structure :
- Pour les TPE, JourOff est simple, gratuit et rapide à prendre en main.
- Pour les PME, Jibble est une option plus complète avec suivi du temps et appli mobile.
- Pour les profils plus techniques, Jorani offre une solution open source personnalisable.
Pour une gestion plus automatisée et connectée à la paie, Skello reste la solution la plus complète.
Existe-t-il un logiciel gratuit sans limite d’utilisateurs ?
Oui. Jibble propose une version gratuite sans limite stricte d’utilisateurs, idéale pour les petites structures ou les startups. Attention toutefois : certaines fonctionnalités avancées sont réservées aux plans payants.
Puis-je gérer les congés avec Excel ?
Oui, à condition de bien structurer votre fichier. Cela reste une solution manuelle, avec risque d’erreur.
💡 Skello propose un modèle de planning de congés Excel gratuit à télécharger.
Quels sont les risques des outils gratuits ?
Les principaux risques sont :
- Absence d’alertes ou de validation automatisée
- Données non sécurisées ou non conformes au RGPD
- Erreurs de calcul fréquentes
- Pas d’intégration avec la paie
- Aucun support client
Un logiciel gratuit peut-il s’intégrer à la paie ?
Très rarement. Les versions gratuites n’incluent généralement pas l’export vers les logiciels de paie.
Skello, en revanche, propose une intégration native avec PayFit, ADP, Sage, etc.
Comment savoir si un logiciel convient à ma structure ?
Voici les critères à considérer :
- Taille de votre équipe (moins ou plus de 10 personnes)
- Nombre d’établissements
- Volume d’absences à gérer
- Besoin d’export paie
- Conformité réglementaire (CCN, repos…)
- Besoin ou non d’une appli mobile
Un logiciel gratuit suffit-il pour une PME en croissance ?
Il peut suffire à court terme, mais devient vite limitant :
- Pas de gestion multisites
- Pas d’automatisation RH
- Pas de visibilité globale ni de reporting
Skello s’adresse précisément aux structures qui souhaitent passer un cap sans complexifier leurs outils.
