Créer un planning du personnel sur Excel est souvent la première étape pour organiser le travail de ses équipes. C'est simple, gratuit et accessible à tous. Mais encore faut-il partir du bon modèle pour gagner du temps et éviter les erreurs.
Dans cet article, découvrez 3 modèles Excel gratuits de planning du personnel prêts à l'emploi (hebdomadaire, mensuel et suivi des congés) conçus pour répondre à 95 % des besoins des petites et moyennes entreprises. Téléchargeables gratuitement, ces modèles sont parfaits pour planifier les horaires, suivre les absences et anticiper les pics d'activité, le tout gratuitement.
Et si vos besoins évoluent vers plus d'automatisation, vous verrez qu'un outil comme Skello peut ensuite prendre le relais pour aller plus loin : création intelligente des plannings, suivi des temps de travail en temps réel et préparation automatique de la paie.
Les 3 templates Excel essentiels (Téléchargement immédiat)
Que vous soyez gérant d'un restaurant, responsable RH ou manager d'équipe, ces trois modèles Excel couvrent l'ensemble des besoins courants en matière de planification du personnel. Simples à utiliser et immédiatement téléchargeables, ils vous permettent d'organiser les horaires, les absences et les congés sans partir de zéro.
Modèle de Planning Hebdomadaire (le plus polyvalent)
Le planning hebdomadaire est le modèle le plus simple et le plus efficace pour organiser le travail de vos équipes. Conçu pour une vision claire de la semaine, il vous permet d'attribuer les horaires jour par jour, de suivre les heures travaillées automatiquement et d'anticiper les pics d'activité sans prise de tête.
Idéal pour toutes les entreprises de 5 à 20 personnes, qu'elles fonctionnent en horaires fixes ou variables.
Fonctionnalités principales
- Horaires jour par jour (du lundi au dimanche)
- Calcul automatique des heures hebdomadaires
- Codes couleur personnalisables pour les postes ou statuts
- Format prêt à imprimer (A4 paysage)
Points forts
- Mise en place en 10 minutes chrono
- S'adapte à tous les secteurs : retail, restauration, santé, services ou bureaux
- Livré pré-rempli avec 8 employés fictifs pour un démarrage rapide
Cas d'usage : Un restaurant avec service du midi et du soir, boutique en centre-ville, cabinet médical avec roulement de praticiens, agence de services avec horaires décalés.
Modèle de Planning Mensuel (pour une vision long terme)
Le planning mensuel est parfait pour celles et ceux qui ont besoin d'une vue d'ensemble sur plusieurs semaines. Il permet de planifier facilement les effectifs, d'anticiper les congés ou absences, et de repérer rapidement les périodes de sous-effectif.
Idéal pour les PME de 10 à 30 collaborateurs souhaitant anticiper les pics d'activité ou répartir les congés à l'avance.
Fonctionnalités principales
- Vue complète sur 31 jours
- Compteur d'absences automatique par employé
- Récap mensuel intégré (heures totales, jours travaillés, absences)
- Gestion multi-équipes pour visualiser les rotations ou roulements
Points forts
- Anticipez les congés et les périodes de forte activité
- Tableaux récapitulatifs intégrés pour un suivi clair et rapide
- Export PDF prêt à afficher dans les locaux (conformité affichage obligatoire)
Cas d'usage réels : Des bureaux d'entreprise, cabinets professionnels, commerces multisites, ou PME de services souhaitant planifier à long terme sans perdre en lisibilité.
Modèle de Suivi congés & absences (gestion RH)
Le suivi des congés et absences est le complément indispensable de tout bon planning. Ce modèle Excel vous permet de visualiser l'ensemble des absences sur l'année pour chaque employé et de suivre les soldes en temps réel, sans formule complexe ni risque d'erreur.
Idéal pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, cherchant à fiabiliser la gestion des congés sans outil RH dédié.
Fonctionnalités principales
- Suivi des congés payés, RTT, arrêts maladie, formations, maternité/paternité
- Calcul automatique du solde de jours restants par employé
- Alertes visuelles en cas de dépassement ou de chevauchement d'absences
- Vue annuelle et consolidée par collaborateur
Points forts
- Vision claire de l'année, employé par employé
- Conformité avec les obligations d'affichage légal
- Aide à la prévention des conflits de congés et à une meilleure planification d'équipe
Cas d'usage : Tout type d'entreprise souhaitant compléter son planning hebdomadaire ou mensuel d'un suivi RH fiable — du commerce indépendant à la PME multisite.
Comment personnaliser votre template Excel en 5 minutes
Ces modèles sont prêts à l'emploi, mais un léger ajustement vous permettra de les adapter parfaitement à votre entreprise. Voici un guide express en 4 étapes pour configurer votre planning du personnel en moins de 5 minutes.
Étape 1 : Adaptez le calendrier
Commencez par personnaliser la période : mettez à jour l'année, les jours fériés et les semaines types selon votre organisation. Vous pouvez colorer les jours fériés en gris clair et les week-ends en bleu pour une meilleure lecture.
Étape 2 : Importez vos employés
Copiez-collez la liste de vos collaborateurs depuis un fichier existant (Excel, CSV, ou export RH). Nommez vos colonnes clairement : Nom, Prénom, Poste, Type de contrat. Cela vous fera gagner du temps à chaque nouvelle version du planning.
Étape 3 : Configurez les codes couleur
Attribuez une couleur à chaque statut (présent, repos, congé, maladie, formation…). Créez une légende standardisée en haut ou en bas du tableau pour uniformiser la lecture du planning par tous les managers. Exemple :
🟩 Présent 🟨 Repos 🟥 Absence 🟦 Congé payé
Étape 4 : Protégez les formules
Une fois le modèle prêt, verrouillez les cellules contenant des formules pour éviter toute suppression accidentelle. Pour cela : sélectionnez vos formules, puis allez dans Révision > Protéger la feuille et décochez Autoriser la sélection des cellules verrouillées. Ainsi, vos équipes pourront remplir les horaires sans casser les calculs automatiques.
3 formules Excel essentielles à connaître
Copiez-collez ces formules dans votre fichier pour gagner du temps :
- Calcul automatique des heures travaillées par jour
=HEURE(Fin) - HEURE(Début) - HEURE(Pause) - Total hebdomadaire
=SOMME(L2:R2) (à adapter selon vos colonnes) - Comptage des absences
=NB.SI(Plage;"ABS")
Partager les plannings du personnel avec son équipe
Un planning n'a de valeur que s'il est partagé efficacement avec vos collaborateurs. Voici 3 méthodes simples pour diffuser votre planning gratuit sur Excel et garantir que chacun accède à la version à jour, sans risque d'erreur ou de doublon.
OneDrive (recommandée)
La méthode la plus fiable pour travailler à plusieurs sur un même fichier en temps réel. OneDrive permet la collaboration simultanée, la sauvegarde automatique et la récupération d'historique en cas d'erreur.
Configuration en 3 étapes :
- Enregistrez votre fichier dans un dossier OneDrive partagé.
- Invitez vos collaborateurs via leur adresse e-mail (droits "lecture seule" pour éviter les modifications).
- Activez la synchronisation automatique pour que toute mise à jour soit instantanément visible.
✅ Gratuit jusqu'à 5 Go de stockage
✅ Collaboration fluide et sécurisée
✅ Idéal pour les équipes multisites
Google Sheets
Une alternative gratuite, particulièrement pratique si votre équipe est déjà habituée à l'écosystème Google Workspace. Importez simplement votre modèle Excel dans Google Sheets pour le partager et le modifier en ligne.
⚠️ Attention : certaines formules avancées d'Excel ne sont pas compatibles avec Google Sheets. Testez toujours vos calculs avant diffusion.
✅ Collaboration en ligne
✅ Historique des modifications
🚫 Risque de perte de formatage ou d'erreur de formule
Email ou réseau interne
Si vos équipes n'ont pas accès à un outil collaboratif, l'envoi du planning par e-mail ou via un réseau partagé reste une option simple, mais à manier avec précaution.
Nos conseils pour limiter les erreurs :
- Utilisez une convention de nommage claire : Planning_Equipe_Resto_Semaine_45.xlsx
- Précisez la date de mise à jour dans l'objet ou le nom du fichier
- Évitez les transferts multiples (risque de version obsolète)
Mini-checklist RGPD à respecter
Pour rester conforme au RGPD lors du partage des plannings contenant des données personnelles :
- Protégez le fichier par mot de passe.
- Limitez les informations aux seules nécessaires (pas de données sensibles).
- Conservez les plannings pendant au moins 1 an (obligation légale minimale).
- Informez vos employés du mode de diffusion utilisé.
- Attribuez des droits d'accès différenciés selon le rôle (lecture, modification, admin).
Quelles sont les limites d'un planning sous Excel ?
Excel reste un excellent point de départ pour structurer votre organisation. Mais au-delà d'un certain seuil, il montre vite ses limites. Entre les formules à surveiller, les fichiers à jour à partager et les erreurs de saisie, le risque d'erreurs et de perte de temps devient bien réel.
Voici 5 signaux qui indiquent qu'il est temps de passer à un outil automatisé.
Signal 1 : Vous passez plus d'1h par semaine à mettre à jour le planning
C'est le premier signe d'alerte. Quand les ajustements, copies et vérifications deviennent chronophages, votre outil ne sert plus votre efficacité. Le seuil critique arrive dès que la mise à jour du planning dépasse 60 minutes hebdomadaires, le gain de temps initial d'Excel disparaît.
Signal 2 : Votre équipe dépasse les 15 personnes
Plus l'équipe grandit, plus la complexité augmente de façon exponentielle : rotations, absences, temps partiels, remplacements… Les tableaux deviennent vite ingérables, et les erreurs s'accumulent. À partir de 15 collaborateurs, Excel devient un casse-tête administratif.
Signal 3 : Vous constatez des erreurs récurrentes malgré vos vérifications
Une formule déplacée, une cellule mal verrouillée… et c'est tout votre calcul d'heures ou de paie qui s'effondre. Ces erreurs sont souvent invisibles, mais leurs conséquences peuvent être lourdes : retards de paie, heures non comptabilisées, incohérences légales.
Signal 4 : Vos employés manquent de visibilité sur leurs horaires
Quand le planning est envoyé par e-mail ou affiché au mur, il devient vite obsolète. Résultat : des employés désinformés, des absences mal gérées et une communication interne défaillante. Un outil partagé en ligne ou via une application mobile règle ce problème instantanément.
Signal 5 : Vous travaillez dans un secteur réglementé
Dans des secteurs comme la santé, le transport, le BTP ou la sécurité, la traçabilité des temps de travail est une obligation légale. Or Excel n'offre ni horodatage fiable, ni sauvegarde sécurisée, ni alerte en cas de non-conformité.
Cas réel d'une une formule qui coûte cher
Une PME de 25 salariés a récemment découvert une erreur de calcul dans son fichier Excel. Une formule copiée au mauvais endroit avait faussé le total d'heures sur trois mois. Résultat : 8 500 € de rappel de salaire et plusieurs jours de vérification manuelle pour rectifier.
3 Logiciels alternatifs pour créer son planning du personnel
Si vos besoins dépassent les capacités d'Excel, il est temps d'envisager une solution plus automatisée. Les logiciels de planification modernes offrent un vrai confort au quotidien : synchronisation en temps réel, alertes de sous-effectif, export paie, accès mobile…
Voici 3 alternatives fiables, dont certaines proposent une version gratuite pour démarrer sereinement.
Skello : La référence pour les plannings des équipes terrain
Skello est un logiciel RH complet qui automatise la création des plannings, le suivi du temps de travail et la préparation de la paie. Grâce à son Smart Planner, vous créez vos plannings en quelques clics selon les disponibilités, les contrats et la réglementation du travail. Les employés consultent leurs horaires sur l'application mobile, et les absences sont automatiquement intégrées.
- Essai gratuit 14 jours sans engagement
- Gain de temps moyen : 5 h/semaine
- Compatible avec les logiciels de paie (Sage, Payfit, ADP, etc.)
- Idéal pour la restauration, le commerce, la santé et le BTP
Skello est la solution tout-en-un pour planifier, suivre et piloter vos équipes en toute conformité.
Asana : Pour les équipes orientées gestion de projet
Asana n'est pas un logiciel RH à proprement parler, mais une plateforme de gestion de tâches et de coordination d'équipes. Sa version gratuite (jusqu'à 10 utilisateurs) permet de créer des calendriers visuels, d'attribuer les horaires de mission et de suivre la charge de travail.
- Interface claire et collaborative
- Intégrations avec Google Calendar et Slack
- Pas de calcul d'heures ni de suivi de présence
Asana reste une bonne option pour les équipes de bureau ou agences cherchant un outil simple pour planifier des projets hebdomadaires ou mensuels, sans contraintes légales de suivi du temps.
Planning PME : La solution française pour les plannings fixes
Planning PME est un outil français spécialisé dans la gestion des plannings d'activités et de ressources humaines. Il convient particulièrement aux structures ayant des horaires fixes ou répétitifs (bureaux, ateliers, collectivités).
- Logiciel français compatible Windows
- Planification visuelle par service, client ou projet
- Interface vieillissante et peu adaptée au travail mobile
Une version de démonstration gratuite est disponible pour tester ses fonctionnalités. Idéal si vous recherchez une solution locale et personnalisable, sans passer par le cloud.
Besoin d'un aperçu plus concret ? Testez Skello gratuitement et découvrez comment planifier vos équipes en quelques clics, sans tableurs ni formules Excel.
FAQ – Tout savoir sur les plannings du personnel sous Excel
1. Quel modèle Excel choisir pour mon planning du personnel ?
Tout dépend de vos besoins :
- Le planning hebdomadaire est idéal pour une gestion simple, semaine après semaine.
- Le planning mensuel convient mieux pour une vision globale sur plusieurs semaines ou pour anticiper les congés.
- Le suivi congés & absences complète ces deux modèles en vous offrant un suivi RH annuel.
Si vous débutez, commencez avec le modèle hebdomadaire, le plus polyvalent.
2. Les templates Excel fonctionnent-ils sur Google Sheets ?
Oui, tous les modèles Excel peuvent être importés dans Google Sheets. Cependant, certaines formules complexes (heures, arrondis, cellules protégées) peuvent ne pas fonctionner parfaitement. Avant diffusion, testez vos calculs pour éviter les erreurs.
3. Comment calculer automatiquement les heures dans Excel ?
Utilisez cette formule de base : =(HeureFin - HeureDébut) - Pause. Pour convertir le résultat en format heure, appliquez le format [h]:mm. Vous pouvez ensuite additionner les totaux journaliers avec =SOMME() pour obtenir les heures hebdomadaires.
4. Excel peut-il gérer une équipe de 20 personnes ?
Techniquement oui, mais ce n'est pas recommandé. Au-delà de 15 collaborateurs, la gestion devient fastidieuse : erreurs de formules, lenteur, manque de lisibilité et versions multiples. À partir de 20 salariés, un logiciel dédié comme Skello devient plus fiable et économique à long terme.
5. Un planning Excel est-il conforme au RGPD ?
Oui, à condition de respecter certaines règles :
- Protéger le fichier par mot de passe.
- Limiter les données personnelles visibles.
- Informer les salariés de leur droit d'accès.
- Restreindre les accès (lecture / modification).
- Stocker les fichiers sur un espace sécurisé (OneDrive, SharePoint…).
6. Combien de temps conserver les plannings Excel ?
Le Code du travail impose de conserver les plannings pendant au moins 1 an. Mais en pratique, la plupart des entreprises gardent un historique de 3 à 5 ans en cas de litige lié aux heures supplémentaires ou aux absences.
7. Quand passer d'Excel à un logiciel de planning ?
Dès que la mise à jour du fichier vous prend plus d'une heure par semaine, que votre équipe dépasse 15 personnes, ou que vous devez gérer plusieurs sites. À ce stade, un logiciel comme Skello vous permet d'automatiser la planification, le suivi des heures et la préparation de la paie.
8. Existe-t-il des logiciels gratuits pour les petites équipes ?
Oui, certains outils comme Clockify, Google Sheets ou Asana (version gratuite) permettent de gérer les plannings de garde de très petites équipes. Mais ces solutions restent limitées : pas d'intégration paie, peu d'automatisation, ni conformité légale. Skello propose un essai gratuit de 14 jours pour découvrir toutes ses fonctionnalités sans engagement.
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