Quando un dipendente si ammala, il primo passo è ottenere un certificato medico di malattia. È il documento che giustifica l'assenza dal lavoro, attiva la tutela economica e avvia una serie di obblighi — sia per il lavoratore che per il datore di lavoro.
Dal 2011, il certificato viene trasmesso per via telematica dal medico direttamente all'INPS. Niente più copie cartacee da consegnare a mano, salvo eccezioni specifiche.
In questa guida vedremo cos'è esattamente il certificato di malattia, come funziona la trasmissione, quali sono gli obblighi del dipendente (tempistiche, comunicazione, reperibilità), quelli del datore di lavoro (consultazione, visita fiscale, gestione dell'assenza), e chiariremo i dubbi più frequenti — a partire dal certificato retroattivo e dal rientro anticipato.
Cos'è il certificato medico di malattia e a cosa serve
Il certificato medico di malattia è un documento rilasciato da un medico del Servizio Sanitario Nazionale — il medico curante (medico di medicina generale), un medico ospedaliero o un medico del pronto soccorso.
Il certificato ha una doppia funzione:
- Giustificare l'assenza del lavoratore nei confronti del datore di lavoro
- Attivare la tutela economica presso l'INPS, che calcolerà l'indennità di malattia sulla base della prognosi indicata
All'interno del certificato trovate:
- I dati del lavoratore (nome, cognome, codice fiscale)
- La diagnosi: la patologia riscontrata dal medico
- La prognosi: le date di inizio e fine previste della malattia
- L'indirizzo di reperibilità: dove il lavoratore sarà disponibile per eventuali visite di controllo
- I dati del medico e la data di rilascio
Una distinzione fondamentale: il certificato (con diagnosi) è visibile solo al lavoratore e al medico. Il datore di lavoro riceve l'attestato di malattia, una versione priva della diagnosi. Per approfondire le modalità di consultazione e la differenza tra i due documenti, consultate la nostra guida dedicata alla consultazione degli attestati di malattia sul portale INPS.
Come funziona la trasmissione telematica del certificato
Il processo è interamente digitale e coinvolge tre attori: il medico, l'INPS e il lavoratore.
1. Il medico compila e invia
Il medico curante accede al portale del Sistema Tessera Sanitaria (Sistema TS) e compila il certificato telematico, inserendo la diagnosi, la prognosi e l'indirizzo di reperibilità del paziente. Al termine, il sistema genera un numero di protocollo univoco (PUC) che identifica il certificato.
2. L'INPS riceve e rende disponibile
Il certificato viene trasmesso automaticamente all'INPS. L'istituto genera due versioni:
- Il certificato completo (con diagnosi): accessibile solo al lavoratore tramite SPID, CIE o CNS
- L'attestato (senza diagnosi): accessibile al datore di lavoro e al consulente del lavoro tramite il portale INPS
3. Il lavoratore riceve il promemoria
Il medico rilascia al paziente un promemoria cartaceo con il numero di protocollo (PUC). È questo codice che il lavoratore deve comunicare al datore di lavoro.
Obblighi del dipendente in caso di malattia
La malattia garantisce al lavoratore il diritto all'assenza e alla tutela economica. Ma questi diritti sono legati a obblighi precisi, la cui mancata osservanza può avere conseguenze disciplinari.
Comunicare l'assenza tempestivamente
Il dipendente deve avvisare il datore di lavoro della propria assenza il giorno stesso, secondo le modalità previste dal CCNL applicabile. Questa comunicazione è distinta dall'invio del certificato medico: serve a consentire al datore di riorganizzare il lavoro.
Oltre alla comunicazione dell'assenza, il lavoratore deve:
- Comunicare il PUC (Protocollo Unico del Certificato) al datore di lavoro, su richiesta o secondo le disposizioni del contratto collettivo
- Indicare l'indirizzo di reperibilità, se diverso dalla residenza abituale
I tempi esatti variano in base al CCNL. Ecco i principali.
Il certificato medico può essere retroattivo?
È uno dei dubbi più frequenti — e la risposta è chiara: no, il certificato di malattia non può essere retroattivo.
Il medico certifica solo ciò che constata al momento della visita. Non può retrodatare la prognosi a giorni precedenti in cui non ha visitato il paziente.
Esiste tuttavia un'unica eccezione: in caso di visita domiciliare, la tutela economica (cioè l'indennità INPS) può estendersi al giorno precedente la data del certificato. Questo perché la visita domiciliare presuppone che il paziente fosse già malato il giorno prima e impossibilitato a recarsi dal medico.
Se la malattia si protrae oltre la prognosi iniziale, il lavoratore deve richiedere un certificato di prosecuzione allo stesso medico o a un altro medico del SSN. Questo certificato deve essere rilasciato entro il giorno successivo alla scadenza della prognosi precedente, per garantire la continuità della tutela.
Rientro anticipato al lavoro
Può accadere che il dipendente guarisca prima della data di fine prognosi e desideri rientrare al lavoro. In questo caso, non può semplicemente ripresentarsi.
Il lavoratore deve richiedere al medico un certificato di rettifica della prognosi originaria, che verrà trasmesso telematicamente all'INPS esattamente come il certificato iniziale.
⚖️ Legge: Il datore di lavoro non può riammettere in servizio un lavoratore per il quale sia ancora vigente un certificato di malattia non rettificato, in ottemperanza agli obblighi previsti dal D.Lgs. 81/2008 in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Accettare il rientro senza rettifica espone l'azienda a responsabilità.
Obblighi del datore di lavoro nella gestione del certificato di malattia
Anche per il datore di lavoro, la gestione della malattia del dipendente implica responsabilità specifiche. Vediamole nel dettaglio.
Consultare l'attestato e registrare l'assenza
Una volta ricevuta la comunicazione del dipendente, il datore deve accedere al portale INPS per consultare l'attestato di malattia. L'attestato — la versione priva di diagnosi — contiene le date di assenza previste, l'indirizzo di reperibilità e il numero di protocollo.
Le azioni operative immediate comprendono:
- Registrare l'assenza nel sistema di gestione del personale
- Aggiornare la pianificazione dei turni per coprire il posto vacante
- Comunicare le modifiche al team, in modo chiaro e tempestivo
In settori come la ristorazione, il retail o la sanità, dove i turni sono serrati, questo passaggio è spesso il più critico. Un sistema di gestione delle assenze che si integra con la pianificazione permette di gestire il tutto in pochi click, senza email e messaggi dell'ultimo minuto.
La visita fiscale: come e quando richiederla
Il datore di lavoro ha facoltà di richiedere una visita medica di controllo (comunemente detta "visita fiscale") fin dal primo giorno di malattia. Si tratta di un diritto, non di un obbligo.
La richiesta si effettua:
- Online: tramite il portale INPS, nella sezione dedicata alle visite di controllo
- Telefonicamente: al Contact Center INPS, numero 803 164 (gratuito da rete fissa) o 06 164164 (da rete mobile)
Il datore può scegliere la fascia oraria (mattina o pomeriggio) in cui un medico convenzionato con l'INPS si presenterà all'indirizzo di reperibilità indicato nel certificato. Non è possibile più di una richiesta per la stessa giornata.
Le fasce di reperibilità per i lavoratori del settore privato sono:
- 10:00 — 12:00 (mattina)
- 17:00 — 19:00 (pomeriggio)
Si applicano tutti i giorni, compresi sabati, domeniche e festivi. L'esonero è previsto solo per patologie gravi che richiedono terapie salvavita, malattie connesse a cause di servizio o invalidità riconosciuta (D.M. 11 gennaio 2016).
Monitorare il periodo di comporto
Quando le assenze per malattia si accumulano, il datore di lavoro deve tenere sotto controllo il periodo di comporto: il numero massimo di giorni di malattia durante i quali il lavoratore ha diritto alla conservazione del posto.
Il periodo di comporto è stabilito dal CCNL applicabile e varia in base al contratto, all'anzianità e al livello di inquadramento. A titolo indicativo: il CCNL Commercio e Terziario prevede 180 giorni nell'anno solare, mentre altri contratti prevedono periodi diversi.
Al superamento del periodo di comporto, il datore acquisisce il diritto di procedere al licenziamento. Per approfondire le conseguenze, consultate la nostra guida al licenziamento per giusta causa.
Un sistema di rilevazione presenze che registra automaticamente i giorni di assenza vi permette di avere il conteggio sempre aggiornato — senza calcoli manuali.
Domande frequenti sul certificato medico di malattia
Cos'è il certificato medico di malattia?
Il certificato medico di malattia è un documento rilasciato da un medico del Servizio Sanitario Nazionale che attesta l'impossibilità del lavoratore di svolgere le proprie mansioni a causa di una patologia. Viene trasmesso telematicamente all'INPS e contiene la diagnosi, la prognosi (date di inizio e fine), l'indirizzo di reperibilità e i dati del medico.
Entro quanti giorni bisogna presentare il certificato al datore di lavoro?
Il dipendente deve comunicare l'assenza il giorno stesso, con le modalità previste dal CCNL. L'invio del numero di protocollo (PUC) deve avvenire in genere entro il secondo giorno dall'inizio dell'assenza. I tempi esatti variano per contratto: nel CCNL Metalmeccanica, la comunicazione deve avvenire entro la fine del turno del primo giorno; nel Turismo, entro l'inizio del turno.
Il certificato medico può essere retroattivo?
No. Il medico può certificare solo ciò che constata al momento della visita. L'unica eccezione riguarda la visita domiciliare: in questo caso, la tutela economica INPS può estendersi al giorno precedente la data del certificato. In nessun caso il certificato può coprire giorni in cui il lavoratore è già rientrato al lavoro.
Il datore di lavoro può vedere la diagnosi?
No. Il datore di lavoro ha accesso esclusivamente all'attestato di malattia, che contiene le date di assenza, l'indirizzo di reperibilità e i dati del medico, ma non la diagnosi. La patologia è un dato sanitario protetto dalla normativa sulla privacy (GDPR). Per la procedura completa di consultazione dell'attestato, potete fare riferimento alla nostra guida alla consultazione degli attestati di malattia.
Cosa succede se il dipendente non presenta il certificato in tempo?
L'assenza viene considerata ingiustificata. Questo può comportare sanzioni disciplinari proporzionali alla gravità e alla ripetizione dell'inadempimento. Nei casi più gravi o reiterati, un'assenza ingiustificata può legittimare il licenziamento disciplinare. È anche possibile la perdita del diritto all'indennità economica per i giorni non coperti dal certificato.
Posso rientrare al lavoro prima della fine della prognosi?
Sì, ma solo previa presentazione di un certificato di rettifica rilasciato dallo stesso medico. Il datore di lavoro non può riammettere un dipendente se il certificato di malattia originario è ancora in corso e non è stato rettificato, per gli obblighi di salute e sicurezza previsti dal D.Lgs. 81/2008. La malattia durante il preavviso di licenziamento segue regole specifiche relative alla sospensione del preavviso stesso.
