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Gérer un planning médical peut se révéler complexe : entre les rotations, les urgences et les contraintes légales… cela devient vite un défi !
Mal anticipée, cette action peut perturber l’organisation de l’établissement, perturber la qualité des soins et compliquer la gestion des équipes.
Pour arriver à un processus fluide et efficace, un logiciel de planning médical est une solution idéale : il permettra d’optimiser la gestion des horaires, d’améliorer la communication entre les équipes et de garantir la continuité des soins même en cas d’absence de dernière minute.
Découvrez dans notre guide complet comment choisir l’outil adapté à vos besoins et gagner du temps au quotidien :
Nous présentons les meilleurs logiciels de planning dans notre tableau récapitulatif :
Organiser un planning médical peut vite devenir un casse-tête pour les gestionnaires, les DRH et les coordinateurs dans le secteur de la santé : horaires atypiques, rotations, urgences…
Heureusement, des solutions existent pour simplifier cette gestion et garantir un service fluide et efficace. Celles-ci leur permettront d’éviter plusieurs écueils, par exemple :
Ces problèmes sont fréquents dans le milieu médical, en raison d’horaires atypiques et de travail par rotation. La prise en compte des gardes, astreintes, heures supplémentaires, congés, des formations et des imprévus est complexe. Mais elle est essentielle, car sa mauvaise gestion peut entraîner des retards dans les soins ou des annulations de rendez-vous.
Soumis à des règles strictes sur les temps de repos, la durée de travail et les obligations de garde, les établissements de santé doivent veiller à la conformité tout en assurant la continuité des soins est un véritable défi. Des roulements mal anticipés ou une mauvaise gestion des congés peuvent causer des problèmes de conformité et nuire à la qualité du service.
Les changements de dernière minute (urgences, épidémies, absences imprévues) nécessitent des ajustements rapides. Un planning figé ou inadapté complexifie les modifications. De plus, sans planning accessible en ligne, il est difficile pour les employés de consulter et modifier leur emploi du temps.
Un planning qui circule mal, c’est des équipes désynchronisées et du stress inutile. En centralisant les mises à jour et en envoyant des notifications en temps réel, un bon logiciel de planning médical permet d’éviter les retards dans la transmission d’informations, les doublons, les manques de personnel dans certains secteurs et un sentiment de frustration !
Beaucoup d’établissements fonctionnent encore avec des solutions obsolètes, peu flexibles et propices aux erreurs : planning papier ou feuilles Excel. Avec ce type de format, il est difficile d’avoir une vue d’ensemble et d’ajuster rapidement les affectations des employés.
Sans intégration entre le planning et le logiciel de paie, les gestionnaires doivent effectuer une double saisie. Cela multiplie le risque d’erreurs et de retard de paiement : heures supplémentaires mal comptabilisées, primes de garde oubliées…
Avec un bon outil de planification, gérer les horaires devient enfin plus simple. Moins d’erreurs, moins de stress et une organisation optimisée pour toute l’équipe.
Le logiciel permet d’automatiser les tâches répétitives : création des plannings, gestion des remplacements, suivi des heures travaillées. Le temps gagné permet aux gestionnaires de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Le logiciel va intégrer les règles liées aux temps de repos, aux durées maximales de travail et aux gardes, pour éviter les manquements. Il facilite le contrôle en temps réel de la conformité de chaque planning.
Dotés de fonctionnalités d’analyse et de prévision, les logiciels de planning aident à anticiper les pics d’activités en période d’épidémie ou de vacances. Ils aident à avoir une vision claire des ressources disponibles.
Les solutions modernes de planning sont accessibles sur ordinateur et smartphone. Ainsi, chaque soignant peut consulter son planning en un clic et être notifié immédiatement en cas de changement.
Les heures travaillées, les gardes et les primes sont automatiquement comptabilisées, ce qui accélère considérablement le temps de préparation des fiches de paie et évite les erreurs de calcul.
Voici une liste de solutions pour gérer vos plannings médicaux et plannings de garde médical avec les fonctionnalités et les avantages clés pour les établissements de santé.
Skello est une solution RH complète, qui permet de planifier le quotidien des hôpitaux, cabinets, opticiens et officines.
Solution RH complète du planning à la paie, prenant en compte la complexité des plannings de service, de garde et d'astreinte :
Bonus : pour les cabinets médicaux, opticiens et officines, l’intelligence artificielle de la fonctionnalité Smart Planner permet d’obtenir une version optimisée des plannings, de planifier les ressources, de contrôler et piloter l’activité par poste.
"Skello me fait gagner environ 1h de mon temps de travail par jour, concernant la partie planning et administrative", Charlène Jaffré, directrice de la clinique dentaire Odento à Paris
Petal Health fournit une solution pour gérer et visualiser en temps réel les activités cliniques et des listes de garde pour un hôpital, ou un réseau d’établissements médicaux.
“Le design est élégant et intuitif avec un code couleur et autres, très facile à utiliser, synchronisé avec différents calendriers facilement et sans tracas” (Source : Getapp)
Planning-medical.com est une solution de gestion et de génération de plannings pour structures médicales.
“Planning-Medical.com nous a permis d’améliorer la transparence dans la génération de notre planning tout en diminuant le nombre de desiderata contrariés” (Source : Planning-medical)
Edité par Biosked, Momentum est une solution de gestion des plannings et des gardes dans les structures de santé.
“Logiciel automatisé hautement efficace, destiné à la programmation des horaires des médecins et des collaborateurs pour les services hospitaliers et les cabinets spécialisés.” (Source : Capterra)
Timed est logiciel RH et planning spécialisé pour les cabinets médicaux.
“J'utilise Timed pour la gestion de mon personnel, le logiciel est simple d'utilisation. L'équipe est à l'écoute malgré le décalage horaires avec la métropole (Martinique). Je recommande à tous les directeurs médicaux.” (Source : Appvizer)
e2Time est un logiciel de gestion des temps et activités, gestion de plannings, congés et notes de frais.
“Pratique pour l'ensemble des collaborateurs. Simplicité pour les salariés et très efficace pour le service RH.” (Source : Capterra)
Un outil clair, intuitif et qui couvre tous vos besoins, c’est l’idéal pour créer efficacement vos plannings médicaux. Le choix doit donc reposer sur une des critères clés. Voici notre liste des critères les plus importants :
Dans le secteur de la santé, les roulements, gardes et astreintes sont des problématiques du quotidien. Il est donc essentiel de se doter d’un logiciel dont les fonctionnalités ont été pensées pour gérer les plannings complexes. Encore mieux, un logiciel capable de concevoir automatiquement le planning en fonction des disponibilités et des contraintes :
Vous allez utiliser ce logiciel au quotidien, il doit donc être simple, intuitif pour faciliter la création et surtout la modification de vos plannings. Par ailleurs, le personnel médical a souvent besoin de consulter et de modifier son planning sur le terrain (visites à domicile) ou dans d’autres établissements (réseaux de cliniques). L’accès via smartphones et tablettes se révèle donc précieux !
→ Lisibilité et simplicité de l’interface Skello, pour une meilleure expérience employé :
Les managers peuvent se libérer des tâches répétitives en optant pour l’automatisation. Ceci aide à la génération automatique de plannings, en fonction des contraintes définies en amont, ou encore à la modification du calendrier en cas d’absence imprévue et à la notification des personnes concernées par les remplacements.
S’ils existent dans tous les domaines, les congés et absences imprévues peuvent impacter plus fortement la continuité des soins dans le domaine médical. Un logiciel offrant une visualisation en temps réel vous aidera à mieux gérer, ou à anticiper, les remplacements. Et en cas de remplacement de dernière minute, les employés pourront échanger facilement les créneaux entre eux.
Un module de contrôle des temps de repos, des quotas horaires et des règles des conventions collectives applicables à votre domaine, évitera tout litige et simplifiera le suivi des obligations réglementaires.
L’export et l’échange automatique de données avec des outils tiers est également une excellente fonctionnalité : il n’est plus nécessaire de faire une double saisie et les informations sont cohérentes sur tous les outils utilisés dans votre établissement.
→ Intégration avec les nombreux outils partenaires de Skello :
Un éditeur de logiciel de planning qui offre un accompagnement de qualité et une assistance réactive est très important aussi. A la clé : une meilleure adoption du logiciel et une résolution rapide des problèmes.
Voici quelques idées et les étapes à suivre pour assurer le bon fonctionnement de votre établissement de santé, grâce à la création et l’optimisation de votre planning médical :
Créez vos plannings le plus possible en amont : plusieurs semaines ou mois à l’avance. Vous pourrez ainsi intégrer les congés, anticiper les événements et les pics d’activité.
Entamez une démarche collaborative pour gérer efficacement votre personnel soignant. Tenez compte des préférences et des contraintes de chacun, pour limiter les frustrations tout en renforçant l’adhésion !
Répartissez équitablement la charge de travail afin d’atteindre l’équilibre dans la distribution des gardes et des horaires décalés. Cela maintient la motivation et permet d’éviter des situations d’épuisement professionnel, pour une meilleure performance collective.
Les outils numériques peuvent vous aider à créer un système de suivi, qui servira à réagir rapidement en cas d’absences pour trouver plus facilement des remplaçants.C’est une excellente manière de maintenir la continuité des soins, malgré les circonstances.
Actionnez les différents canaux de communication à votre disposition, pour partager les plannings et informer des changements : affichage, application, messagerie ou SMS. Une communication transparente et en temps réel évitera les erreurs, les doublons et les malentendus.
Recueillez régulièrement les avis et les retours d’expérience, pour affiner votre création de planning en fonction des besoins des équipes et de l’établissement. Vous atteindrez plus vite un fonctionnement optimal.
Avec Skello, vous gérez vos plannings médicaux en toute simplicité. Vous automatisez la gestion des gardes, assurez la continuité des soins et offrez à votre équipe un outil pensé pour son quotidien.
Son interface ergonomique permet de concevoir en quelques clics un emploi du temps adapté aux contraintes de l’établissement et aux disponibilités des employés et des soignants.
Skello centralise toutes les données dans un seul endroit. Les employés peuvent directement échanger des gardes ou des astreintes entre eux, selon les modalités définies au préalable. Le planning est ainsi optimisé et sous contrôle.
Au-delà de la gestion des plannings, Skello est une solution RH complète.
Elle propose plusieurs fonctionnalités complémentaires destinées à simplifier l'administration des ressources humaines. L'outil permet de suivre les congés et les absences, d'automatiser la gestion des demandes de congés et d'assurer un archivage centralisé des documents RH.
Et notre plateforme intègre également un système de signature électronique, pour faciliter la validation des feuilles d’heures, des contrats ou des avenants sans avoir recours au papier.
Optimiser la gestion de vos plannings médicaux, c’est améliorer le quotidien de l’ensemble de vos équipes médicales. Un bon logiciel de planning, comme Skello, pourra transformer la façon dont vous organisez votre activité : meilleure répartition des horaires, gestion des rotations automatisée, moins d’erreurs, plus de fluidité.
→ Prêt(e) à gagner du temps et simplifier la gestion de vos équipes ? Testez Skello et optimisez vos plannings dès aujourd’hui !
Maillage interne - Suggestion
Insertion d’un paragraphe à la fin de l’article :
“Optimisez vos plannings médicaux avec nos conseils dédiés à la gestion des plannings médicaux et plannings de garde, ainsi que nos astuces pratiques pour gérer efficacement le personnel soignant.”
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