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Vous cherchez un logiciel de gestion d’hôtel gratuit ? Méfiez-vous des offres trompeuses. Beaucoup de solutions gratuites sont en réalité du freemium ou avec des périodes d'essai. Vous pouvez avoir accès à certaines fonctionnalités limitées : réservations, gestion de la relation client, intégrations aux OTA, conformité de la facturation, RGPD, etc. Des restrictions cachées peuvent également vous freiner au quotidien comme les chambres plafonnées, les modules payants ou le support limité.
Dans cet article, nous vous aidons à faire la distinction pour choisir un PMS fiable, sans mauvaise surprise qui vous suivra dans le développement de votre activité.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion hôtelière gratuit ?
Un logiciel de gestion d’hôtel ou PMS (Property Management System) centralise vos opérations : chambres, clients, tarifs, réservations, facturation, rapports.
La direction planifie, gère et visualise les opérations au même endroit, tandis que les collaborateurs accèdent aux éléments qui les concernent. L’objectif : diminuer les silos, plus de visibilité et de réactivité au quotidien.
En France, vérifiez toujours la conformité (mentions légales, TVA), le RGPD, la langue du support et les connecteurs OTA (Booking, Airbnb, Expedia).
Les fonctionnalités essentielles d’un PMS
- Gestion des réservations & planning (calendrier, multi-canaux)
- Channel manager / intégrations OTA (Booking, Airbnb, Expedia)
- Moteur de réservation direct (site hôtel, codes promo)
- Tarifs & restrictions (yield, packages, politiques d’annulation)
- Facturation conforme France (TVA 10%, mentions légales)
- Housekeeping / étages (états chambres, tâches)
- CRM client & emails (pré-séjour, upsell, post-séjour)
- Rapports & exports (occupation, RevPAR, CA)
- Multi-propriétés / multi-utilisateurs
- Support & langue FR (docs, chat, phone)
Gratuit, freemium ou essai : comprendre les différences
Top 6 des Meilleurs Logiciels (Comparatif 2025)
1. KWHotel Free (gratuit)
KWHotel Free est la version 100% gratuite et illimitée du logiciel. Elle s’installe sur Windows et couvre l’essentiel pour gérer un petit établissement : planning, fiches clients et chambres. Après 30 jours, une inscription simple est demandée pour continuer gratuitement.
Fonctionnalités
- Planning des réservations
- Fiches clients et fiche chambre
- Historique basique des séjours
- Quelques exports simples
Limitations
- Pas d’outils intégrés pour prendre des réservations depuis votre site
- Pas de connexion directe aux sites de réservation (Booking, Airbnb, etc.)
- Fonctionnalités avancées, automatisations et rapports détaillés réservés aux versions payantes
- Logiciel local : prévoir un poste Windows et des sauvegardes
Idéal pour : Maisons d’hôtes, gîtes, micro-hôtels qui veulent quitter Excel sans budget, avec une gestion simple depuis un PC Windows.
2. HotelBee (freemium)
HotelBee propose une formule gratuite pour démarrer en ligne sans frais. Idéal pour tester la gestion au quotidien (planning, chambres, clients) et se faire la main avant d’évoluer vers une offre payante plus complète.
Fonctionnalités
- Planning des réservations
- Fiches chambres et fiches clients
- Suivi simple des arrivées/départs
- Quelques rapports essentiels
Limitations
- Quota sur le nombre de chambres et/ou de réservations (plan gratuit)
- Pas de prise de réservation depuis votre site dans la version gratuite
- Pas de connexion automatique aux sites de voyage (Booking, Airbnb, Expedia) sur le plan gratuit
- Certaines fonctions (automatisations, rapports avancés) réservées au payant
Idéal pour : Maisons d’hôtes, gîtes, micro-hôtels (quelques chambres) qui veulent commencer gratuitement et garder la possibilité de monter en gamme plus tard.
3. ResiGo (essai gratuit)
ResiGo est un logiciel de gestion d’hôtel simple et efficace, disponible en version d’essai gratuite pendant 40 jours. Il permet de tester la majorité des fonctionnalités d’un PMS classique avant de passer à la version complète. L’installation se fait sur ordinateur, avec la possibilité d’ajouter des modules selon les besoins.
Fonctionnalités
- Gestion des réservations et du planning des chambres
- Création et suivi des factures clients
- Historique des séjours et base clients
- Impression de documents et rapports de gestion
Limitations
- Version gratuite limitée à 40 jours
- Pas de connexion automatique aux sites de réservation (Booking, Airbnb, etc.) sans module complémentaire
- Interface et documentation en anglais ou allemand
- Nécessite une installation locale (non accessible en ligne)
Idéal pour : Petits et moyens hôtels qui souhaitent tester un logiciel complet avant achat, sans engagement, ou qui préfèrent une solution traditionnelle sur ordinateur.
4. eZee Absolute (essai gratuit)
eZee Absolute est un logiciel de gestion d’hôtel complet, basé sur le web. Il propose un essai gratuit de 14 jours pour découvrir ses principales fonctionnalités avant de passer à une formule payante. C’est une solution tout-en-un pensée pour la gestion des réservations, la facturation et le suivi des performances.
Fonctionnalités
- Gestion des réservations et du planning en ligne
- Création de factures conformes et envoi automatique
- Suivi des arrivées, départs et disponibilités
- Intégration possible avec les sites de réservation (Booking, Expedia, Airbnb)
- Tableau de bord et rapports de performance
Limitations
- Essai de 14 jours seulement, sans plan gratuit illimité
- Certaines fonctionnalités (paiement en ligne, automatisations, support 24/7) accessibles uniquement sur les plans payants
- Paramétrage initial un peu long pour les petits établissements
Idéal pour : Hôtels ou résidences touristiques qui veulent tester un outil professionnel avant de s’équiper durablement, ou comparer plusieurs logiciels avant achat.
5. Sirvoy (essai gratuit)
Sirvoy est une solution en ligne simple et rapide à prendre en main. Elle offre un essai gratuit de 14 jours pour découvrir toutes ses fonctionnalités avant de choisir un abonnement. Très apprécié pour sa clarté et sa fiabilité, Sirvoy convient particulièrement aux petits hôtels et chambres d’hôtes.
Fonctionnalités
- Gestion des réservations et du planning en ligne
- Possibilité de créer un moteur de réservation pour votre site web
- Connexion avec les plateformes de voyage (Booking, Expedia, etc.)
- Envoi automatique d’e-mails de confirmation
- Suivi des paiements et facturation intégrée
Limitations
- Essai limité à 14 jours
- Passage à une formule payante obligatoire pour continuer
- Certaines intégrations et automatisations réservées aux offres supérieures
Idéal pour : Les petits hôtels, B&B et gîtes qui souhaitent tester un outil professionnel sans contrainte et gérer facilement leurs réservations en ligne.
6. Hotel Sync (anciennement OTO Sync - essai gratuit)
Hotel Sync est une solution en ligne axée sur la gestion des réservations et la synchronisation avec les sites de voyage. Elle combine un outil de gestion d’hôtel, un moteur de réservation et un connecteur OTA dans une seule interface. Un essai gratuit de 14 jours permet de tester l’ensemble de ses fonctionnalités.
Fonctionnalités
- Gestion des réservations et disponibilités en temps réel
- Synchronisation automatique avec les OTA (Booking, Airbnb, Expedia, etc.)
- Création d’un moteur de réservation directe pour le site de l’hôtel
- Gestion centralisée des tarifs et promotions
- Tableaux de bord et rapports de performance
Limitations
- Essai limité à 14 jours, puis abonnement mensuel selon la taille de l’établissement
- Certaines fonctionnalités (paiements en ligne, rapports avancés) accessibles uniquement sur les plans supérieurs
- Interface disponible principalement en anglais
Idéal pour : Hôtels, appart’hôtels et résidences touristiques qui veulent mieux gérer leurs canaux de réservation et éviter les surréservations.
Comparatif des fonctionnalités des 6 logiciels
💡 Conseil Skello : Avant de choisir, vérifiez que votre logiciel gère bien la facturation conforme à la réglementation française, propose un support dans votre langue, et peut évoluer avec votre nombre de chambres. Ce sont les limites les plus fréquentes dans les versions gratuites.
Les limitations des outils gratuits
Restrictions fonctionnelles
- Nombre de chambres plafonné : au-delà d’un seuil, il faut passer au payant.
- Fonctionnalités bridées : rapports avancés, automatisations, multi-utilisateurs… verrouillés.
- Volume de réservations limité : quotas mensuels ou annuels.
- Branding imposé : logo de l’éditeur sur vos e-mails ou votre moteur de réservation.
Support client : le talon d’Achille
- Pas de support téléphonique dans la plupart des offres gratuites.
- Délais de réponse longs par e-mail ou chat.
- Documentation inégale : articles parfois obsolètes ou en anglais.
Intégrations et écosystème manquants
- OTAs majeures (Booking, Airbnb, Expedia) non connectées ou en option.
- Connecteurs externes limités : synchronisation partielle ou payante.
- Paiements en ligne absents ou via un seul prestataire.
Conformité réglementaire en France
- Déclaration des voyageurs à la préfecture (obligation légale).
- Facturation conforme : TVA 10 %, mentions obligatoires, numérotation.
- RGPD : consentements, droits d’accès, hébergement et durée de conservation.
- Taxe de séjour : collecte, affichage, déclaration.
- Archivage fiscal des pièces : jusqu’à 10 ans.
⚠️ En France, un hôtel doit pouvoir déclarer ses clients à la préfecture, facturer avec les mentions légales (TVA à 10 %, numérotation, raison sociale) et collecter la taxe de séjour. Les logiciels étrangers ne respectent pas toujours ces obligations. Côté RGPD, peu d’outils garantissent un hébergement des données en Europe et un archivage fiscal sécurisé sur 10 ans.
Migration et évolutivité
- Passage au payant parfois complexe (changements d’offres, contrat annuel).
- Export des historiques limité (formats propriétaires, champs manquants).
- Coûts cachés : frais d’activation d’intégrations, assistance à la migration, formation des équipes.
Comment choisir un logiciel pour la gestion hôtelière ?
Choisir un logiciel de gestion d’hôtel, même gratuit, ne se limite pas à comparer des listes de fonctionnalités. Chaque établissement a ses propres besoins, selon sa taille, ses canaux de distribution et ses moyens humains. L’objectif est de trouver un outil adapté à votre réalité quotidienne, sans surcoût inutile ni perte de temps à la configuration.
Les questions indispensables à se poser
1. Quelle est la taille de votre établissement ? Un gîte familial n’aura pas les mêmes besoins qu’un hôtel de 50 chambres. Certains outils gratuits sont parfaits pour démarrer, mais limités dès que le nombre de chambres augmente.
2. Quel est votre volume moyen de réservations par mois ? Plus les réservations sont nombreuses, plus la nécessité d’un système automatisé devient cruciale pour éviter les doubles saisies et les erreurs.
3. Quels sont vos canaux de distribution ? Si vous travaillez uniquement en direct, un simple planning peut suffire. En revanche, si vous êtes présent sur Booking ou Airbnb, vérifiez que le logiciel peut synchroniser automatiquement les disponibilités.
4. Avez-vous besoin d’un gestionnaire de canaux (channel manager) ? C’est un vrai gain de temps pour les établissements présents sur plusieurs plateformes, mais cette fonctionnalité est rarement incluse dans les versions gratuites.
5. Quel est le niveau de compétence technique de votre équipe ? Un outil simple et intuitif vaut mieux qu’un logiciel puissant mais complexe à paramétrer, surtout si plusieurs personnes doivent l’utiliser.
6. Quel est votre budget annuel ? Même en partant sur une version gratuite, pensez à l’après : maintenance, mises à jour, modules payants ou migration vers une version pro peuvent rapidement générer des coûts supplémentaires.
7. Comment voyez-vous la croissance de votre activité ? Si vous prévoyez d’ajouter des chambres, de nouveaux canaux ou une équipe plus nombreuse, optez dès maintenant pour une solution capable d’évoluer avec vous.
Quand investir dans une solution payante ?
Un logiciel gratuit suffit pour démarrer, mais peut rapidement montrer ses limites. Si vous gérez plus de trois personnes, et que les réservations se multiplient via plusieurs plateformes comme Booking ou Airbnb, une version payante devient indispensable.
Les PMS professionnels offrent alors un vrai confort : synchronisation automatique des canaux, facturation conforme, rapports détaillés et support client réactif. Ces éléments deviennent indispensables pour éviter les erreurs de planning, fluidifier la communication interne et maintenir une expérience client fluide.
Si vous gérez plusieurs établissements ou propriétés, une version gratuite ne suffira pas. Les logiciels payants permettent une vision centralisée des performances, une meilleure maîtrise des coûts et une automatisation complète du suivi des réservations et du personnel.
En résumé, l’investissement devient rentable dès qu’il vous fait gagner du temps, réduit les erreurs et garantit la conformité.
Logiciels gratuits vs Excel
Avantages et limites d’Excel
Beaucoup d’hôteliers commencent avec Excel : c’est gratuit, flexible et familier. On peut y suivre le temps de travail, les réservations, les tarifs ou les disponibilités sans formation particulière. Mais cet outil atteint vite ses limites : il est chronophage, non connecté en temps réel et expose à de nombreuses erreurs de saisie. Une cellule déplacée ou une formule oubliée peut fausser tout le planning.
Quand le logiciel dédié devient indispensable
Dès que vous gérez plus de 5 chambres, plusieurs canaux de réservation ou une équipe de plus de deux personnes, un logiciel dédié devient vite incontournable. Il synchronise vos plannings automatiquement, limite les erreurs et vous fait gagner du temps chaque jour. Un outil pensé pour l’hôtellerie devient alors un véritable allié de gestion, bien plus fiable qu’un tableur.
Solutions open source
Qu’est-ce que l’open source ?
Les solutions open source sont des logiciels dont le code est librement accessible. Cela permet de les personnaliser selon les besoins de votre établissement, d’ajouter des modules ou de modifier l’interface. Ces outils sont souvent gratuits, mais demandent quelques compétences techniques pour l’installation, la maintenance et la sécurité des données. Ils conviennent surtout aux hôtels disposant d’un service informatique interne ou d’un prestataire externe.
Top 3 des logiciels open source
1. QloApps (Prestashop Hospitality)
Basé sur Prestashop, QloApps permet de créer un site de réservation en ligne et de gérer les chambres et tarifs depuis un seul tableau de bord. Entièrement gratuit, il s’installe sur votre propre hébergement et offre une grande liberté de personnalisation.
2. Solidres (Joomla)
Extension de Joomla, Solidres permet de transformer un site existant en plateforme de réservation complète. L’outil propose une gestion fine des tarifs, des disponibilités et des clients, avec plusieurs modules payants optionnels.
3. HotelBee
Déjà cité plus haut, HotelBee propose également une version open source de son PMS, accessible sur GitHub. Idéale pour les petites structures curieuses de tester un outil en ligne gratuit, tout en conservant une liberté totale sur les données et les personnalisations.
Les logiciels complémentaires
Les PMS gratuits couvrent souvent les bases, mais il faut parfois les compléter avec d’autres outils pour gérer les réservations, les paiements ou la distribution sur plusieurs canaux. Voici les principales catégories à connaître.
Channel managers gratuits
Pour synchroniser vos disponibilités entre Booking, Airbnb ou Expedia, un channel manager est indispensable.
- OTA Sync propose déjà cette fonctionnalité dans sa version d’essai, idéale pour tester la gestion multi-canaux sans engagement.
- SiteMinder offre également un essai gratuit de son outil professionnel, reconnu pour sa fiabilité et sa compatibilité avec des centaines de plateformes de réservation.
Outils de réservation en ligne
Si votre PMS ne propose pas de moteur de réservation directe, ces outils peuvent être reliés à votre site web :
- Reseliva : solution simple et gratuite pour intégrer un module de réservation sur votre site.
- Booking Engine by Wix Hotels : parfait pour les petits établissements disposant déjà d’un site sur Wix, avec gestion des tarifs et disponibilités intégrée.
Solutions de paiement
Pour sécuriser les transactions et proposer des paiements en ligne dès la réservation, les solutions suivantes s’intègrent facilement à la plupart des PMS :
- Stripe : interface fluide, acceptation des cartes internationales, remboursements automatisés.
- PayPal : idéal pour les petites structures, facile à installer et sans engagement, avec une gestion simplifiée des acomptes.
Gestion des plannings en hôtellerie et solution RH
Les PMS gratuits gèrent les réservations, mais rarement les plannings du personnel. C’est pourtant un enjeu clé dans l’hôtellerie, où les équipes se relaient sur des horaires variables et doivent rester conformes aux règles du travail.
C’est là que Skello complète parfaitement ces outils. Conçu pour les équipes de terrain, Skello permet de planifier, suivre et ajuster les horaires en quelques clics, tout en tenant compte de la convention collective IDCC 1979 liée à la restauration et à l'hôtellerie. L’outil centralise les absences, les temps de travail et la préparation de la paie, afin de réduire les erreurs et de gagner en sérénité.
De nombreuses chaînes hôtelières, comme Grape Hospitality, utilisent Skello pour anticiper les besoins de personnel selon l’activité, harmoniser les pratiques entre sites et fluidifier la communication entre les managers et leurs équipes.
En associant un PMS gratuit pour vos réservations et Skello pour la gestion des équipes, vous bénéficiez d’une vision complète de votre activité de la gestion des clients au planning du personnel.
Verdict : un logiciel gratuit peut-il vous convenir ?
Pour qui un logiciel gratuit est viable ?
Un logiciel de gestion d’hôtel gratuit reste une bonne option pour démarrer, à condition d’avoir un petit volume d’activité. Il conviendra à un établissement de moins de 5 chambres, à une structure saisonnière ou à un gérant en phase de test souhaitant se familiariser avec la digitalisation sans frais. Ces outils demandent parfois quelques compétences techniques pour l’installation ou la maintenance, mais permettent d’expérimenter sans engagement. Pour les gîtes, chambres d’hôtes ou micro-hôtels, c’est un excellent point de départ.
Quand investir devient nécessaire
Dès que l’activité s’intensifie, les limites du gratuit se font vite sentir : perte de temps, erreurs de planning, absence de support ou manque de conformité légale. Si vous gérez plusieurs canaux, une équipe élargie ou plusieurs établissements, il devient plus rentable de passer à un logiciel payant. Un PMS professionnel et une solution RH comme Skello vous permettront alors de gagner en fiabilité, de centraliser vos données et de professionnaliser votre gestion sans stress.
FAQ
Existe-t-il un vrai logiciel d’hôtelier 100 % gratuit et sans limite ?
Très peu. Certains outils comme KWHotel Free ou HotelBee proposent de vraies versions gratuites, mais avec des fonctionnalités limitées (peu de chambres, pas de connexion aux sites de réservation). Pour une gestion complète, la plupart des PMS passent ensuite à une offre payante.
Peut-on gérer son établissement avec Excel ?
Oui, pour débuter ou gérer un petit gîte. Mais Excel n’est pas conçu pour l’hôtellerie : il ne se met pas à jour en temps réel, ne gère pas les réservations en ligne et expose à des erreurs de saisie. Un logiciel dédié devient vite plus fiable et plus rapide à utiliser.
Un logiciel Open source est-il vraiment gratuit ?
L’open source est gratuit à installer, mais pas toujours gratuit à utiliser. Vous devrez souvent gérer vous-même l’hébergement, la sécurité ou la maintenance. Cela demande un minimum de compétences techniques ou l’aide d’un prestataire.
Comment choisir un logiciel pour un petit établissement ?
Privilégiez un outil simple, clair et en français. Vérifiez qu’il propose un planning intuitif, une facturation conforme et un support réactif. Si vous êtes présent sur Booking ou Airbnb, assurez-vous qu’il peut synchroniser automatiquement vos réservations.
