Planning Magasin : Guide Complet pour Créer un Planning Efficace [+ Modèle Excel]

Vous passez deux heures chaque semaine à jongler entre les disponibilités de Marie, les contraintes d'heures de Paul et les pics d'affluence du samedi après-midi ? Vous n'êtes pas seul. La gestion des horaires en magasin reste l'une des tâches les plus chronophages pour les responsables de commerce, alors qu'elle devrait être simplement fonctionnelle.

Ce guide vous montre comment créer un planning pour votre magasin conforme à la loi, équitable pour vos équipes et adapté à votre activité. Vous découvrirez la méthode en 4 étapes utilisée par les commerces qui optimisent leur organisation, les règles légales à respecter impérativement, et la différence réelle entre Excel et les logiciels de planning spécialisés. Un modèle Excel gratuit vous attend en fin d'article pour gagner du temps et démarrer immédiatement.

Télécharger notre modèle de planning pour votre magasin (Gratuit)

Notre template Excel intègre les fonctionnalités essentielles pour démarrer rapidement. Il calcule automatiquement les heures par salarié, affiche des alertes visuelles quand vous approchez des limites légales (10h quotidiennes, 48h hebdomadaires), et génère un récapitulatif mensuel pour votre comptabilité.

Le fichier contient trois onglets : le planning hebdomadaire visuel, le suivi mensuel des heures, et un tableau de bord avec les indicateurs clés (heures planifiées vs budget, taux de couverture par créneau).

Comment l'adapter en 3 clics :

1. Personnalisez les horaires d'ouverture : modifiez les colonnes pour correspondre à vos horaires réels (9h-19h, 10h-20h, etc.)
2. Ajoutez vos salariés : entrez les noms et types de contrats dans l'onglet "Équipe"
3. Paramétrez vos alertes : ajustez les seuils d'alerte selon votre convention collective

👉 Télécharger le modèle Google Sheet

👉 Télécharger le modèle Excel

Le template fonctionne avec Excel 2016 et versions ultérieures, ou Google Sheets.

Quelles sont les règles à respecter impérativement pour créer votre planning ?

Délais de communication du planning

Le Code du travail français ne fixe pas de délai national obligatoire pour communiquer les plannings. Cette absence surprend souvent les gérants. Ce sont les conventions collectives qui définissent ces délais, et ils varient selon votre secteur.

Voici les délais les plus courants dans le retail :

• Commerce de détail alimentaire : 15 jours minimum avant le début de la période
• Commerce de détail non alimentaire : 7 jours minimum (convention collective la plus fréquente)
• Grands magasins : 15 jours calendaires
• Sans convention spécifique : Aucun délai légal, mais respectez un minimum de 7 jours par usage

Vérifiez votre convention collective sur le site Légifrance ou demandez à votre expert-comptable. Cette vérification prend 10 minutes et vous évite des contentieux.

Vous pouvez également consulter notre article de blog sur le changement de planning au dernier moment et les règles associées.

Temps de travail et repos obligatoires

Trois limites s'imposent à vous, quelle que soit votre convention. L'amplitude quotidienne ne peut dépasser 10 heures de travail effectif, extensible à 12 heures dans certains cas exceptionnels prévus par accord. Le repos quotidien doit atteindre 11 heures consécutives entre deux journées de travail. Le repos hebdomadaire s'établit à 24 heures consécutives, généralement le dimanche sauf dérogations.

Pour les dimanches et jours fériés, les règles se complexifient selon votre zone (zone touristique, gare) et votre secteur. Les commerces alimentaires bénéficient de plus de souplesse que les autres.

Affichage et conservation des plannings

Vous devez afficher le planning dans un lieu accessible à tous les salariés. L'affichage peut être physique (panneau dans la salle de pause) ou numérique (logiciel accessible à l'équipe), mais il doit rester consultable en permanence pendant la période concernée.

Conservez tous vos plannings pendant 5 ans minimum. Cette conservation protège l'employeur en cas de contentieux prud'homal sur les heures effectuées. Un salarié peut contester ses heures jusqu'à 3 ans après son départ, et l'inspection du travail peut remonter sur 5 ans.

Comment créer un planning de magasin efficace en 4 étapes ?

1. Analyser l'activité et anticiper les flux

Commencez par extraire vos données de caisse des 3 derniers mois. Identifiez vos pics d'affluence par jour de la semaine et par tranche horaire. La plupart des commerces constatent des patterns récurrents : samedi après-midi, veille de jours fériés, périodes de soldes.

Croisez ces données avec deux variables externes souvent négligées. La météo influence directement la fréquentation des commerces de proximité (une journée pluvieuse peut augmenter de 15% l'affluence dans les centres commerciaux). Les événements locaux (matchs, festivals, marchés) modifient temporairement vos flux habituels.

Définissez ensuite les compétences requises par zone de votre magasin. Une caisse nécessite une personne formée à l'encaissement et à la gestion de conflits. Un rayon conseil (bricolage, cosmétique) demande une expertise produit. Cette cartographie évite de placer un nouveau salarié seul en caisse un samedi à 15h.

2. Collecter les disponibilités et contraintes

Créez un document de recueil des contraintes que chaque salarié remplit mensuellement. Ce document liste les cours pour les étudiants, les gardes d'enfants, les rendez-vous médicaux récurrents, les souhaits de jours de repos.

Cette collecte systématique vous fait gagner du temps. Sans elle, vous construisez un planning que vous devez modifier 5 fois à cause des indisponibilités que personne n'avait mentionnées. Avec elle, vous intégrez ces contraintes dès la construction.

L'équité perçue du planning réduit directement le turnover. Les salariés acceptent mieux les horaires difficiles (dimanches, soirées) s'ils constatent une rotation équitable et si leurs souhaits sont pris en compte au moins partiellement. Cette prise en compte n'est pas de la complaisance, c'est de la gestion RH efficace qui vous économise des recrutements.

3. Construire la rotation

Positionnez d'abord vos salariés sur les créneaux critiques : ouverture du magasin, fermeture, pics d'affluence identifiés à l'étape 1. Ces créneaux nécessitent vos profils les plus autonomes.

Organisez les pauses pour maintenir la couverture. Si vous avez 4 personnes sur un créneau de 14h à 18h avec 30 minutes de pause chacune, décalez ces pauses de 30 minutes : 15h, 15h30, 16h, 16h30. Vous conservez ainsi 3 personnes présentes en permanence.

Calculez précisément vos heures pour éviter le dépassement non planifié. Une erreur fréquente : programmer 36h30 de présence en magasin pour un contrat de 35h, en oubliant les 30 minutes de pause quotidienne non décomptées du temps de travail. Résultat : 1h30 d'heures supplémentaires non budgétées par semaine, soit 78 heures par an et par salarié.

4. Communiquer et gérer les imprévus

Faites valider le planning par chaque salarié, idéalement par signature numérique ou émargement papier. Cette validation prouve qu'ils ont bien reçu leurs horaires dans les délais légaux. Sans cette preuve, c'est votre parole contre la leur en cas de litige.

Diffusez le planning via le canal habituel de votre équipe : email, SMS groupé, logiciel RH, ou affichage physique. L'essentiel reste que tous y aient accès facilement, y compris ceux en repos au moment de la publication.

Établissez un protocole d'absence de dernière minute. Qui appeler en premier ? Dans quel ordre contacter les remplaçants potentiels ? Quelle compensation proposer (récupération, heure supplémentaire) ? Ce protocole écrit évite les improvisations stressantes un samedi matin à 8h quand quelqu'un vous appelle malade.

Les enjeux d'un planning magasin (au-delà des horaires)

Clarification importante : quand on parle de "planning magasin", on désigne l'organisation des horaires de travail de votre équipe.

Cette organisation des horaires influence directement trois dimensions de votre commerce. La productivité d'abord, puisqu'un planning mal calibré vous coûte en heures supplémentaires non planifiées ou en manque de personnel pendant les affluences. La conformité légale ensuite, avec des risques d'inspection du travail si vous ne respectez pas les délais de communication ou les temps de repos. La rétention de votre équipe enfin, car un planning imprévisible ou perçu comme injuste augmente le turnover de 30 à 40% selon les études RH en retail.

Excel vs Logiciels de Planning : Que choisir pour votre commerce ?

Excel : La solution gratuite pour les petites structures

Excel convient aux très petites équipes de moins de 5 salariés avec des horaires relativement stables. Vous contrôlez tout, vous personnalisez à l'infini, et le coût se limite à votre temps de création.

Les avantages réels :

• Gratuit (si vous avez déjà Microsoft Office)
• Personnalisable selon vos besoins exacts
• Familier pour la plupart des gérants
• Pas d'abonnement mensuel

Les limites concrètes apparaissent vite :

• 2 à 3 heures de création hebdomadaire pour un planning de 8 personnes
• Risque d'erreur de calcul d'heures (formules Excel mal paramétrées)
• Absence d'alertes automatiques sur les non-conformités légales
• Diffusion manuelle à chaque modification
• Aucune traçabilité des accusés de réception

Logiciels RH : L'automatisation pour les structures en croissance

Les logiciels spécialisés pour l’optimisation du planning comme Skello deviennent rentables à partir de 5 à 7 salariés ou dès que vous gérez plusieurs points de vente.

Ce qu'ils automatisent vraiment :

• Calcul automatique des heures de travail avec alertes sur les dépassements
• Vérification de conformité légale (repos, amplitude)
• Signature numérique du planning par les salariés
• Export direct vers le logiciel de paie
• Gestion des demandes d'échanges de créneaux entre salariés

Le coût varie de 3€ à 8€ par salarié et par mois selon les fonctionnalités. Pour une équipe de 10 personnes, comptez entre 30€ et 80€ mensuels. Comparez ce coût à votre temps actuel passé sur les plannings : 2 heures hebdomadaires représentent 8 heures mensuelles, soit une journée de travail.

Choisissez Excel si vous avez moins de 5 salariés, des horaires peu variables, et du temps à y consacrer. Optez pour un logiciel si vous gérez plusieurs sites, plus de 5 personnes, ou si les erreurs de planning vous coûtent régulièrement en heures supplémentaires imprévues.

Skello : le logiciel de planning et RH pensé pour les magasins

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Skello illustre concrètement ce qu'apporte un logiciel pensé pour le retail. La plateforme se concentre sur les besoins spécifiques du commerce de détail.

Les fonctionnalités clés :

• Planification par poste : Assignez les salariés par zone (caisse, rayon, réception) au quart d'heure près, avec visibilité sur les effectifs réels par secteur
• Gestion des imprévus : Identifiez instantanément les remplaçants disponibles et qualifiés, avec diffusion automatique par SMS ou application mobile
• Pilotage de la masse salariale : Comparez vos heures planifiées au chiffre d'affaires prévisionnel, avec alertes si vous dépassez votre ratio cible
• Application mobile pour les équipes : Accès au planning, demandes de congés, échanges de créneaux entre collègues, consultation des documents RH

La plateforme devient pertinente à partir de 8 salariés ou pour les structures multisites. Un essai de 14 jours vous permet de tester avec votre équipe réelle.

FAQ

Quel est le délai légal pour donner le planning en magasin ?

Aucun délai national n'existe dans le Code du travail. Ce sont les conventions collectives qui fixent les délais, généralement entre 7 et 15 jours selon votre secteur. Le commerce de détail alimentaire impose 15 jours, le commerce non alimentaire 7 jours dans la plupart des cas. Sans convention spécifique applicable, aucune obligation légale ne s'applique, mais respectez un délai raisonnable de 7 jours minimum pour éviter les contestations et permettre à vos salariés de s'organiser.

Comment faire un planning magasin sur Excel ?

Créez un tableau avec les jours en colonnes et les salariés en lignes. Ajoutez une colonne pour les horaires de chaque personne et une ligne pour le total d'heures. Utilisez des formules pour calculer automatiquement les heures (=HEURE(fin)-HEURE(début)). Intégrez des mises en forme conditionnelles qui colorent en rouge les dépassements de 10h quotidiennes ou 48h hebdomadaires. Créez un onglet séparé pour suivre le cumul mensuel. Notre modèle gratuit téléchargeable vous fournit ces formules préconfigurées.

Est-il obligatoire d'afficher le planning des horaires ?

Oui, le planning doit être affiché dans un lieu accessible à tous les salariés concernés. L'affichage peut être physique (panneau dans la salle de repos) ou numérique (accès à un logiciel partagé), mais il doit rester consultable en permanence. Cette obligation concerne tous les commerces employant des salariés, quelle que soit leur taille. L'absence d'affichage constitue un manquement à vos obligations d'employeur et peut être relevée lors d'une inspection du travail.

Combien de temps doit-on conserver les plannings de travail ?

Conservez tous vos plannings pendant 5 ans minimum. Cette durée correspond au délai maximal pendant lequel l'inspection du travail peut effectuer un contrôle rétrospectif. Les plannings constituent également des preuves essentielles en cas de contentieux prud'homal sur les heures effectuées. Un salarié dispose de 3 ans pour contester ses heures après son départ. Stockez ces documents en format papier ou numérique, mais assurez-vous qu'ils restent accessibles et lisibles pendant toute la période de conservation.

Quels sont les 3 types de planification en commerce ?

La planification hebdomadaire fixe les horaires pour la semaine à venir, c'est le format le plus courant en magasin. Elle permet d'ajuster rapidement selon l'activité prévue. La planification mensuelle ou plurihebdomadaire donne une visibilité sur plusieurs semaines, appréciée par les salariés pour organiser leur vie personnelle, mais moins flexible face aux imprévus. La planification par roulement établit un cycle répétitif (3 semaines par exemple) qui se répète, pratique pour les magasins avec des flux stables, mais rigide si votre activité varie.

Un planning magasin efficace ne se résume pas à remplir des cases. Il équilibre les besoins opérationnels de votre commerce, les contraintes légales incontournables, et le bien-être de votre équipe qui impacte directement votre turnover. Commencez avec notre modèle Excel si vous débutez ou si votre structure reste petite. Évaluez un logiciel spécialisé dès que le temps passé sur les plannings dépasse 2 heures hebdomadaires ou que les erreurs de calcul génèrent des coûts imprévus.