Selon une étude de la DARES publiée en 2023, 62% des entreprises du secteur HCR rencontrent des difficultés de recrutement, notamment en raison d'une gestion administrative chronophage. La digitalisation des outils RH, comme les feuilles de présence, apparaît comme un levier majeur pour optimiser le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée et se concentrer sur l'essentiel : la gestion des équipes.
Dans cet article, nous vous expliquons la fonction de ce document et nous vous proposons des exemples de modèles de fiche de présence. Enfin, nous mettons à votre disposition un modèle, gratuit, de feuille de présence à télécharger. L'alternative à ce modèle classique, c'est la gestion de la présence en ligne.
Qu'est-ce qu'une feuille de présence ?
Une feuille de présence, aussi appelée feuille d'émargement, est un document crucial dans la gestion des ressources humaines et la conformité légale des entreprises. En France, ce document permet à l'employeur d'enregistrer la présence des salariés sur leur lieu de travail, mais aussi lors d'événements spécifiques comme des formations, des réunions de travail, des assemblées générales ou des séminaires.
La fiche de présence du salarié rend possible le suivi des heures de travail et la programmation des ressources. Elle est utilisée par l'employeur pour la gestion administrative de l'entreprise et permet de comptabiliser les heures effectuées, de gérer les absences et les retards, ou encore d'indemniser les salariés pour leurs frais de repas ou de transport journaliers.
Ce type de feuille d'émargement permet aussi à l'entreprise de veiller au respect des obligations légales. En effet, c'est un document réglementé par le Code du Travail. Il est exigé par la loi, que chaque employeur soit capable de fournir une preuve des heures travaillées par ses employés (Art. L. 3171-1).
💡 Bon à savoir : La feuille de présence peut également servir d'attestation d'attendance avec une valeur juridique, notamment lors de formations professionnelles. Les organismes financeurs peuvent la réclamer pour déclencher les droits de formation et permettre la récupération des financements demandés.
Comment se présente une feuille de présence ?
Une feuille de présence est généralement structurée sous forme de tableau. Sur votre document, vous pouvez afficher les noms des employés, les dates, les heures d'arrivée et de départ et les heures supplémentaires effectuées. Bien sûr, vous pouvez ajouter les pauses. Elle peut aussi inclure une section pour les signatures, attestant de la véracité des informations enregistrées.
Il n'existe aucune obligation légale quant à la forme exacte de ce document. Les modèles de feuille de présence peuvent être adaptés au fonctionnement des différents organismes et au type d'assemblée : séance sur le lieu de travail ou à distance. Ils peuvent être élaborés sous format papier, tableau digitalisé ou en ligne.
Voici les informations essentielles à inclure dans une feuille de présence :
Comment remplir une feuille de présence ?
Le remplissage d'une feuille de présence doit être effectué avec soin pour assurer l'exactitude des données. Les employés indiquent leur heure d'arrivée et de départ chaque jour de travail. Cette procédure systématique doit être la plus rapide possible : l'opération d'émargement ne doit durer que quelques secondes.
Il est recommandé de vérifier et de signer la feuille à la fin de chaque période de paie pour confirmer l'exactitude des informations. Dans le cadre d'une formation, la feuille permet d'attester de la participation d'un salarié ou de la conduite de celle-ci si elle s'adresse aux formateurs.
Vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion rh pour automatiser le remplissage de vos feuilles de présence salariés et éviter les risques d'erreurs manuelles.
💡 À noter : Lors d'un salon, d'un congrès ou d'une assemblée générale, l'émargement de la feuille de présence permet de conserver une trace des visiteurs ou membres. Cette information peut être utile pour les recontacter facilement ou établir des statistiques, toujours en respectant le RGPD et la législation sur la protection des données personnelles.
Comment réaliser une feuille de présence sur Word et Excel ?
Voici des conseils pour faire vous-même vos fiches de présence sur des documents Word ou Excel.
Comment faire une liste de présence sur Word ?
Pour créer une feuille de présence sur Word :
- Ouvrez un nouveau document.
- Utilisez l'option "Tableau" pour insérer un tableau adapté au nombre d'employés et aux jours du mois.
- Étiquetez chaque colonne (Nom, Date, Heure d'arrivée, Heure de départ, Pause, Heures Supplémentaires, Signature).
- Enregistrez le document pour un usage récurrent.
Comment faire une feuille de présence sur Excel ?
Pour créer un modèle type feuille d'émargement sur Excel :
- Lancez Excel et créez un nouveau classeur.
- Insérez un tableau avec des colonnes pour le nom, la date, les heures d'arrivée/départ, les pauses et les heures supplémentaires.
- Utilisez les formules d'Excel pour calculer les heures travaillées.
- Protégez la feuille pour éviter les changements accidentels.
Les modèles Excel sont idéaux pour des équipes de 5 à 6 personnes maximum. Ils vous permettent de suivre visuellement les heures de travail de vos salariés, d'inscrire les heures et d'exporter le tableau en PDF. C'est simple et rapide pour des structures de petite taille.
Télécharger notre modèle excel de feuille de présence à imprimer
Pour faciliter la gestion des présences, nous vous offrons un modèle Excel de feuille de présence personnalisable et prêt à imprimer. Ce modèle inclut toutes les sections nécessaires pour un suivi précis et conforme aux normes légales françaises. Téléchargez notre modèle ici :
Il existe aussi des modèles de feuille de présence en ligne, que vous pouvez retrouver sur notre logiciel de gestion rh Skello.
Pourquoi passer à la feuille de présence digitale ?
La digitalisation de la feuille de présence représente une évolution majeure pour les entreprises du secteur HCR. Face aux contraintes de gestion du temps et aux risques d'erreurs liés aux documents papier, la solution numérique s'impose comme un gain de temps et de fiabilité considérable.
Gain de temps dans le traitement des données
Plus rapide que de remplir un formulaire papier en fournissant stylo et tableur, l'intérêt principal d'utiliser une solution numérique est le gain de temps en traitement de données. Plus besoin de déchiffrer les écritures manuscrites, la lecture de ces informations est fortement simplifiée grâce à l'utilisation d'une tablette ou d'un smartphone.
Les outils digitalisés permettent également de générer des rapports en ligne très facilement et de les partager instantanément à vos coéquipiers. Ils peuvent ensuite les exploiter simplement en les exportant dans un autre fichier ou en imprimant les feuilles de présence si nécessaire.
Sécurisation et valeur juridique renforcées
La signature électronique pour l'émargement de la feuille de présence est davantage sécurisée et sa valeur d'authenticité plus forte que sur document papier, en cas de lancement de démarches juridiques. Certains logiciels permettent même d'utiliser une photo réalisée à partir de l'appareil pour obtenir plus d'authentification lors des enregistrements officiels.
Côté gestion administrative, le risque de perdre ou de rendre illisibles des feuilles de présence involontairement pliées ou froissées est complètement éliminé. Le stockage centralisé et sécurisé remplace l'encombrement des liasses de papier.
Prévention de la fraude et amélioration de l'image
La dématérialisation des feuilles d'émargement empêche certains salariés de chercher à frauder sur leurs horaires. Dans le cadre d'événements organisés à distance (formations en ligne ou webinaires), la feuille de présence numérique est le seul modèle valable pour enregistrer chaque participant de manière efficace et sécurisée.
L'image de votre entreprise ne peut qu'en être valorisée : il est temps de moderniser la traditionnelle feuille d'émargement en profitant de la praticité des meilleures applications existantes sur le marché.
Quels sont les avantages de la feuille de présence en ligne ?
Skello vous permet de contrôler le temps et les absences, de suivre la présence de vos employés, en temps réel, sur place ou sur le terrain. Ce logiciel de gestion rh vous offre la possibilité de gagner du temps.
Comment gérer la présence en ligne ?
Nous avons voulu répondre à cette problématique, pour vous faire gagner du temps et vous permettre d'optimiser la gestion de vos ressources humaines.
C'est pourquoi nous avons créé la Badgeuse Skello :
- Facile à utiliser
- Des temps de travail fiables et centralisés
- Une rémunération juste
Que peut m'apporter une badgeuse en ligne ?
La Badgeuse s'adapte à toutes vos situations. Bénéficiez d'une solution flexible pour contrôler les heures travaillées et les temps de pause de vos équipes. Quel que soit le lieu de travail de vos employés, ils peuvent signer sur une tablette ou un smartphone.
La gestion efficace du temps est un pilier fondamental pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Dans ce contexte, la pointeuse horaire émerge comme un outil incontournable, facilitant une administration précise des horaires, des absences, et des congés. Si ce sujet vous intéresse, voici un article que nous avons écrit sur le sujet.
Vous gérez désormais les imprévus et les remplacements de dernière minute avec sérénité. Vos employés peuvent badger, même s'ils ne sont pas planifiés. Ainsi, il n'y a plus de problèmes au moment de la paie. Instaurez une relation de confiance basée sur des temps de travail précis et des fiches de paie justes pour vos équipes.
Les alternatives logicielles pour la gestion des feuilles de présence
Au-delà de Skello, plusieurs solutions permettent d'optimiser la gestion des feuilles de présence. Voici une sélection d'outils adaptés aux besoins des entreprises :
- Edusign : Solution d'émargement simple et visuelle en ligne, servant de registre personnalisable pour comptabiliser tous les effectifs lors de formations, réunions ou assemblées.
- Docusign : Pionnier de la signature électronique (feuille de présence, contrat de travail, acte notarié), certifié par la réglementation eIDAS 2014/910, garantissant une forte valeur juridique à tous vos documents.
- Solutions RH tout-en-un : Des logiciels complets qui rassemblent la gestion des plannings, le pointage des heures, la gestion des absences, congés et RTT, ainsi que la préparation de la paie.
Pour conclure, la feuille de présence est un document important et savoir l'utiliser est essentiel pour communiquer correctement avec ses employés. Il existe des alternatives à la fiche de présence classique qui vous permettent de gagner du temps dans votre gestion RH, d'améliorer la productivité et de sécuriser vos données. La digitalisation n'est plus une option mais une nécessité dans un secteur en tension comme l'HCR, où chaque minute compte pour se concentrer sur l'essentiel : la satisfaction client et le bien-être des équipes.
