Comment utiliser le générateur de planning
Créer un planning d’équipe peut vite devenir une corvée. Avec notre générateur automatique, c’est simple, rapide, et surtout, sans complications inutiles.
Voici comment il fonctionne, en cinq étapes :
Étape 1 : choisissez la périodicité
Hebdomadaire ou mensuelle, selon vos besoins.
Étape 2 : définissez la date de début
Grâce au calendrier dynamique, vous planifiez jusqu’à 12 mois à l’avance.
Étape 3 : ajoutez les membres de l’équipe
Pour chaque employé : nom, prénom et fonction.
Étape 4 : attribuez les horaires
Heure de prise de poste, heure de fin. Un de vos salariés a plusieurs fonctions ? Il suffit de l’ajouter plusieurs fois, avec chaque rôle.
Étape 5 : exportez en un clic
Excel ou PDF, selon vos préférences. Le document est prêt à l’emploi, en un clic.
En bref : un outil pensé pour les contraintes du quotidien
Le générateur vous aide à créer un planning clair, rapide, sans erreur, et prêt à être partagé. Ce n’est pas un logiciel à installer ni un outil surchargé de fonctions.
Il est :
- simple à utiliser, même sans formation
- lisible sur mobile, pour tous les membres de l’équipe
- exportable, en un clic, sans manipulations techniques
À qui s’adresse ce générateur ?
Notre générateur a été prioritairement pensé pour les TPE, jusqu’à environ une vingtaine de salariés. Ce sont en effet des entreprises souvent prises entre le quotidien et un manque d’outils adaptés.
Avec cet outil, vous n’avez pas besoin d’être expert RH pour planifier facilement le travail de vos employés avec cet outil. Il est idéal pour tous ceux qui doivent anticiper sans perdre du temps.
Les TPE de terrain en première ligne
Dans les petites structures, le planning n’est pas une mission à part entière. C’est souvent le gérant, le manager ou le responsable de site qui s’en charge, en plus de ses autres missions.
Résultat : un petit oubli ou une mauvaise répartition peut désorganiser toute une équipe.
Nous avons créé ce générateur pour répondre à cette problématique. Il couvre les besoins spécifiques de secteurs d’activité dans lesquels les plannings sont indispensables au quotidien :
- Hôtellerie et restauration : répartir les services entre salle, cuisine, réception, nettoyage, en prenant en compte les pics d’activité, les roulements, les jours de repos et les absences imprévues.
- Commerce et grande distribution : planifier les équipes de vente, les responsables de rayons, les caissiers ou encore les agents de sécurité en fonction des horaires d’ouverture et des flux de clientèle.
- Pharmacies, opticiens et établissements médicaux : organiser les présences entre les pharmaciens titulaires, les préparateurs, les adjoints, les assistants et les secrétaires médicales.
- Secteur du bâtiment et de la construction : répartir les équipes de chantier, les conducteurs de travaux, les techniciens, les intérimaires selon les sites, le temps de trajet et les imprévus météo.
- Industrie : gérer les rotations d’équipes, les postes en 2x8 ou 3x8, la maintenance et la logistique.
- Loisirs, bien-être, services à la personne : coiffeurs, coachs, esthéticiennes, animateurs, personnel d’entretien… les plannings changent chaque semaine.
- Services : du transport aux entreprises de nettoyage, en passant par les prestataires événementiels, toute activité avec une équipe mobile ou répartie sur plusieurs lieux nécessite un outil simple et rapide.
Notre générateur s’adapte à votre organisation, que vous gériez 2 personnes ou 20 : pas de fonctionnalités inutiles, juste l’essentiel pour gagner du temps et éviter les erreurs.
Les 5 étapes pour réussir la création de son planning d’équipe
Pour créer un bon planning, il faut prendre en compte des contraintes humaines, légales et organisationnelles. Voici cinq étapes simples à suivre :
1. Identifier les besoins
Définissez les horaires d’ouverture, les moments clés de votre activité et les missions essentielles à assurer. Ajoutez les règles à respecter : durée de travail, temps de repos, majorations éventuelles.
2. Recenser les effectifs
Qui compose vos équipes ? Quelles sont les compétences de chacun ? Indiquez les contrats spécifiques (temps partiel, intérim, étudiant…).
3. Construire le planning
Répartissez les horaires avec logique. Pensez à équilibrer la charge de travail et à varier les créneaux difficiles, pour ne pas épuiser vos employés.
Prévoyez aussi une marge de manœuvre pour gérer les imprévus.
4. Communiquer clairement
Partagez le planning dès qu’il est prêt, sur un support lisible pour tous vos employés.
Sollicitez activement des retours pour limiter les indisponibilités imprévues ou les éventuels malentendus.
5. Ajuster semaine après semaine
Analysez les problèmes rencontrés au fil du temps : retards, conflits, absences… afin de corriger et améliorer au fur et à mesure. Un bon planning s’ajuste dans le temps.
Erreurs fréquentes à éviter lors de la création d’un planning d’équipe
Même avec un bon outil, certaines erreurs sont courantes. Voici une liste des erreurs les plus fréquentes, que vous pourrez facilement éviter :
- Affecter un poste à une personne non formée (ou pas suffisamment). Vous risquez une baisse de qualité et des tensions internes. Prévoyez un binôme.
- Négliger les préférences des salariés. Cela provoque frustration et absentéisme. Avant de réaliser le planning, sondez vos équipes. Si vous n’avez pas pu répondre aux préférences de tous, communiquez largement par la suite et améliorez dès que possible.
- Refuser la flexibilité. Un planning trop rigide est fragile, il ne permet pas de réorganiser les équipes en cas d’imprévu et il frustre à long terme.
- Ignorer la réglementation. Attention aux risques de sanctions !
- Oublier des absences prévues, ce qui va entraîner une désorganisation rapide. Notez toutes les absences et informez les managers au plus vite afin qu’ils adaptent l’organisation de leur équipe.
- Sous-estimer les volumes d’activité. A long terme, la surcharge et le stress provoqués impacteront négativement vos équipes.
- Mal communiquer. Si personne ne consulte ou ne comprend le planning, il ne servira à rien.
- Utiliser des outils mal adaptés. Excel peut suffire un temps, mais devient vite limité.
- Ne pas prévoir la montée en compétence : les missions stagnent, vos employés aussi.
Téléchargez le template de planning Excel
Vous préférez garder la main sur votre planning sous Excel ? Nous mettons à disposition un modèle gratuit, prêt à l’emploi.
- Un format hebdomadaire ou mensuel
- Heures de début et de fin de poste à intégrer au fichier
- Calcul automatique du total d’heures
- Zones pour indiquer les fonctions, absences, remarques
- Mise en page claire, prête à imprimer ou exporter en PDF
Ce modèle est un bon compromis pour ceux qui sont à l’aise avec Excel mais veulent éviter de passer du temps dans la mise en forme d’un planning.
Téléchargez le template de planning Excel
Skello, l’outil de planning en 1 clic, optimisé pour réduire vos coûts
Vous avez besoin d’un logiciel plus avancé pour gérer plusieurs équipes ou sites ? Optez pour Skello : une solution complète de gestion de planning, conçue pour les entreprises avec des exigences plus poussées.
Skello est idéal pour
- les TPE,
- les PME
- et les grandes entreprises
qui souhaitent optimiser la gestion de leurs équipes et automatiser l’organisation du travail, en particulier lorsqu’elles font face à des plannings complexes ou à des effectifs terrain importants.
Ses fonctionnalités clés
- Planning collaboratif et modifiable en direct
- Gestion des absences, congés, heures supplémentaires
- Alertes réglementaires intégrées
- Calcul automatique des heures et coûts
- Intégration avec les outils de paie
- Accès mobile
Points de vigilance :
- Un petit temps de prise en main à prévoir, mais nos équipes vous accompagnent et vous pouvez demander un test gratuit
Tarification :
- Abonnement mensuel à partir de 89 € HT / mois / établissement
- Essai gratuit de Skello
Ce que les utilisateurs pensent de Skello
“Skello est facile à mettre en œuvre pour le travail d'équipe. Il assure une excellente planification, est vraiment simple à utiliser et dispose de nombreuses fonctionnalités pour organiser les équipes en fonction de la disponibilité, de l'expérience, etc.” (Source : Capterra)
FAQ
Comment exporter un planning généré automatiquement ?
La plupart des plannings disposent d’un bouton “Exporter”, avec un choix de formats comme Excel ou PDF.
Si ce n’est pas le cas, il est possible de préparer un fichier en quelques secondes depuis la fonction “Imprimer” en choisissant le format PDF à la place de votre imprimante classique.
Peut-on modifier un planning généré ?
Sur notre générateur, les champs restent éditables à tout moment : noms, horaires, fonctions, etc.
Dans les plannings Skello, vous avez la main sur absolument tous les paramètres, ce qui vous permet de mettre à jour vos plannings en fonction des imprévus ou de contraintes spécifiques.
Planning gratuit ou outil payant : comment choisir ?
Pour des besoins ponctuels ou simples, un outil gratuit suffit.
Cependant si vous gérez plusieurs sites, contrats ou si vous avez des besoins spécifiques (comme un export vers une solution de paie), un outil spécialisé comme Skello devient vite indispensable.
Un planning d’équipe pour une meilleure organisation
Un bon planning d’équipe vous offre un véritable gain de temps, une meilleure organisation et, au final, moins de stress.
Avec notre générateur gratuit, vous pouvez démarrer simplement, sans formation ni utilisation d’un logiciel tableur.
Quand vos besoins grandissent, des outils comme Skello sont là pour prendre le relais. Lancez votre planning dès maintenant. Quelques minutes suffisent pour y voir clair avec un essai gratuit de Skello.
